ModüllerKurumsal & Katılımcı
Mali İşler
Aidat tahakkukundan yıllık bütçeye, tahsilattan muhasebe programına kadar OSB'nin mali döngüsü tek yerde ve tek veriyle döner.
Günlük işleyişte ne değişir
- İfraz ya da hisse devri olduğunda tahakkuk tablosunu kimse elle düzeltmez; ilgili dönemin fatura satırları yeniden hesaplanır.
- Malikin "bugün itibarıyla ne kadar borçluyum" sorusuna ay sonunu beklemeden, istenen tarihe göre tek ekrandan cevap verilir.
- Tahsilat girildiği anda en eski açık faturadan başlayarak kapanır; dekont-fatura eşleştirme mesaisi ortadan kalkar.
- Bütçe kalemi aşıldığında sorumlusuna aşım yüzdesiyle uyarı gider, ay sonu raporu beklenmez.
- Gerçekleşen harcamalar her gece muhasebe programından geldiği için bütçe gerçekleşme tablosu elle güncellenmez.
Neden var
Aidat tahakkuku parselin alanına ve hisse oranına dayanır. Bu iki veri başka bir yerde tutulup mali işlere Excel ile aktarıldığında, bir ifraz ya da hisse devri olduğunda tahakkuk sessizce yanlış hesaplanır ve hata çoğu zaman aylar sonra, katılımcının itirazıyla ortaya çıkar.
Burada tahakkuk doğrudan parsel ve hisse kaydından beslenir ve gün gün hesaplanır. Bir hisse yıl ortasında devredildiğinde her iki malik kendi dönemi kadar borçlanır; dönem içinde tarife değiştiyse fatura kendiliğinden iki ayrı satıra bölünür ve her satırda dönem başı, dönem sonu, gün sayısı, m², birim tarife ve tutar ayrı ayrı görünür.
Aynı çatı altında yıllık bütçe planlanır, kalem bazında ne kadarının harcandığı izlenir ve gerçekleşen harcamalar OSB'nin kendi muhasebe programından alınır. Böylece bütçe gerçekleşme tablosu ay sonunda elle güncellenen bir Excel olmaktan çıkar.
Neler yapabilirsiniz
Aşağıdakiler sistemde gerçekten bulunan işlevlerdir; her biri bir ekrana ya da bir işleme karşılık gelir.
Aidat tarifesi ve gün bazlı tahakkuk
m² başına aylık tarifeden parsel türü ayrımına, gün gün orantılı hesaplamadan toplu fatura düzenlemeye kadar tahakkuk zinciri.
- 01m² başına aylık aidat tarifesi tanımlanır ve tarihiyle birlikte saklanır; yeni tarife girildiğinde önceki tarifenin yürürlüğü kendiliğinden kapanır — geçmiş dönem faturası her zaman o günün tarifesiyle yeniden üretilebilir
- 02Parsel türüne özel tarife: sanayi parseli, HDA ve diğer türler için ayrı birim fiyat tanımlanır; türe özel tarife varsa genel tarifenin önüne geçer
- 03Gün bazlı orantılı tahakkuk: hisse sahipliğinin başlangıç ve bitiş tarihleri fatura dönemiyle kesiştirilir, aylık tarife 30'a bölünerek günlük ücret × alan × gün olarak hesaplanır — ay ortasındaki devirlerde yuvarlama tartışması bitmiş olur
- 04Dönem içinde tarife değiştiyse tahakkuk kendiliğinden bölünür; her fatura kaleminde dönem başı, dönem sonu, gün sayısı, m², birim tarife ve tutar ayrı ayrı yazar, katılımcı faturasının nasıl çıktığını satırdan okur
- 05Toplu fatura düzenleme: tüm malikler için ya da tek bir malik için, her malikin son faturasından verdiğiniz dönem sonuna kadar biriken tahakkuk hesaplanarak fatura üretilir
- 06Ön izleme: faturalar kaydedilmeden önce kaç fatura, kaç kalem ve toplam ne tutar oluşacağı gösterilir — yanlış tarih aralığıyla üretilmiş yüzlerce faturayı geri alma işi hiç doğmaz
- 07Sahipsiz parsel uyarısı: aidata dahil edilen parsel türlerinden malik atanmamış olanlar fatura üretimi sırasında ayrı bir uyarı listesi olarak çıkar
- 08Fatura ve makbuz numaraları sıralı ve OSB içinde benzersiz üretilir: fatura AID-YYYY-000001, tahsilat makbuzu TAH-YYYY-000001 biçiminde
Tahsilat, mahsup ve anlık borç
Tahsilatın en eski faturadan başlayarak kapanması, avansların takibi, fatura iptali ve malik bazlı canlı borç tablosu.
- 01Tahsilat kaydı: Nakit, Banka Havalesi, Çek, Kredi Kartı ve Diğer yöntemleri, referans numarası ve not alanıyla girilir
- 02Otomatik mahsup: tahsilat en eski açık faturadan başlanarak dağıtılır ve faturaların durumu Kısmi Ödendi ya da Ödendi olarak güncellenir — hangi ödemenin hangi faturaya sayılacağı elle eşleştirilmez
- 03Avans tahsilatlar kaybolmaz: dağıtılmamış bakiye bekletilir ve yeni fatura üretildiğinde en eskiden başlayarak kendiliğinden mahsup edilir
- 04Fatura iptali güvenlidir: iptalde o faturaya yapılmış tüm ödeme dağıtımları geri alınır ve tutarlar tahsilatın dağıtılmamış bakiyesine iade edilir, ödeme kaydı silinmez
- 05Hisse devri sonrası yeniden hesaplama: sahiplik tarihleri değişen hisseye ait tüm fatura kalemleri toplu olarak yeniden hesaplanır, düzeltmeyi kimse kalem kalem elle yapmaz
- 06Anlık borç hesabı: faturalanmış tutarlar + henüz faturalanmamış tahakkuk − yapılan ödemeler; istediğiniz tarihe göre hesaplanır, yani ayın 17'sindeki gerçek borç da sorulabilir
- 07Anlık Borçlar ekranı malik bazlı bakiye listesini sayfalayarak, sıralayarak ve filtreleyerek verir; vadesi geçmiş durumu en eski ödenmemiş vade tarihinden türetilir
- 08Katılımcı Portalı ile birleşir: katılımcı kendi aidat faturalarını (tutar, ödenen, kalan, durum) ve toplam açık borcunu görür; aidat faturaları elektrik, doğalgaz ve su faturalarıyla birlikte tek "faturalarım" listesinde toplanır
Yıllık bütçe
Yıllık işletme bütçesinin planlanması, kalem bazlı gerçekleşme takibi, çok para birimli konsolidasyon ve yıl sonu harcama projeksiyonu.
- 01Yıllık bütçe kartı: adı, yılı, para birimi, durumu (Taslak / Aktif / Kapalı) ve uyarı alacak sorumlu kullanıcı tanımlanır; Kapalı bütçe salt okunur dönemdir, geçmiş yıl rakamları sonradan değişmez
- 02Bütçe kalemi girişi: bütçe içinde benzersiz kod, ad, kategori (Personel, Bakım-Onarım ve benzeri), planlanan tutar ve gerçekleşen tutar
- 03Kalem bazında ayrı para birimi ve kur saklanır; kuru boş bırakırsanız o günün kuru kendiliğinden yazılır, gerekirse sonradan elle düzeltilir — döviz kalemleri yıl sonunda tek tek aranmaz
- 04Bütçe özeti: toplam planlanan, gerçekleşen ve kalan tutar, harcama yüzdesi ve bütçeyi aşan kalem sayısı tek kartta
- 05Kategori bazlı harcama kırılımı ve yüzdesel toplam görünümü — hangi kategorinin bütçeyi yediği tek bakışta görünür
- 06Yıl sonu projeksiyonu: yılın geçen kısmına göre kalem kalem ve toplamda yıl sonunda ne kadar harcanacağı ve bunun bütçeye oranı hesaplanır; aşım kasım ayında değil temmuzda görülür
- 07Bütçe aşımı uyarısı: gerçekleşen planlananı aştığında sorumlu kullanıcıya aşım yüzdesiyle birlikte bildirim gider, rapor beklenmez
- 08Muhasebe hesap planından toplu kalem üretimi: muhasebe programındaki hesap planı seçilen bütçeye kalem olarak aktarılır, halihazırda var olan kodlar atlanır, kapalı bütçeye aktarım engellenir
- 09Her kalem muhasebe hesap ya da masraf merkezi koduyla eşlenir — gerçekleşen harcamanın doğru kaleme yazılabilmesi bu eşleşmeye dayanır
- 10Her kalemde gerçekleşen harcamanın en son ne zaman başarıyla güncellendiği görünür; "bu rakam kaç günlük" sorusunun cevabı ekrandadır
- 11Yatırım projeleriyle bağ: Projeler modülündeki bir yatırım projesi yıllık bütçeye bağlanabilir, hakediş ile bütçe kalemi aynı çatı altında izlenir
- 12Liste ekranlarında sayfalama, filtreleme ve toplam alma sunucu tarafında yapılır; binlerce kalemli bütçede de ekran yavaşlamaz
Muhasebe programı bağlantısı
OSB'nin kendi muhasebe programıyla çift yönlü akış: gerçekleşen harcamalar bütçeye gelir, modül faturaları muhasebeye gider.
- 01Sağlayıcı seçimi: Yok, Manuel (gerçekleşen tutarlar elle girilir) veya Logo Netsis — her OSB için tek bir bağlantı ayarı tutulur
- 02Bağlantı bilgileri tek ekrandan girilir: adres, firma numarası, şube numarası, kullanıcı adı ve parola
- 03Parola ve hassas ayarlar şifrelenerek saklanır ve hiçbir ekranda geri gösterilmez — yalnızca tanımlı olup olmadığı görünür
- 04"Bağlantıyı Test Et" düğmesi canlı erişimi dener ve sonucu anında ekranda gösterir; kurulum sırasında bilgi işlem beklenmez
- 05"Şimdi Senkronize Et" ile gerçekleşen harcamalar elle çekilir; kaç kaydın alındığı ve kaçının güncellendiği raporlanır
- 06Her gece saat 03:00'ten sonra gerçekleşen harcamalar kendiliğinden çekilir — muhasebe programının yoğun olmadığı saat seçilmiştir; birden fazla sunucu çalışsa bile aynı çekim iki kez yapılmaz
- 07Gelen harcama hesap kodu eşleşmesine göre ilgili bütçe kalemine yazılır ve her bütçe yılı ayrı sorgulanır
- 08Son senkron zamanı, sonucu (Başarılı / Başarısız) ve hata mesajı ayar kartında görünür; hata olduğunda sorumlu kullanıcıya bildirim gider, sessizce durmaz
- 09Farklı Netsis kurulumlarına uyum ayar ekranından yapılır: bağlantı yolları ve alan adları yazılım değişikliği gerektirmeden düzenlenebilir
- 10Fatura gönderme hattı: modüllerde üretilen faturalar müşteri kodu, vergi numarası, dönem, KDV ve kalem kırılımıyla muhasebeye aktarılır
- 11Elektrik, doğalgaz ve DigiGreen hizmet faturaları için hazır aktarım vardır; DigiGreen hizmet faturaları 15 dakikada bir kendiliğinden gönderilir
- 12Birden fazla OSB aynı kurulumda çalışsa bile her OSB kendi bağlantısıyla ayrı işlenir; bir kurumun muhasebe hatası diğerini etkilemez
Mali kayıtların saklanması ve silme talepleri
Fatura, borç ve ticari kayıtların KVKK silme talepleri karşısında yasal saklama gerekçesiyle korunması.
- 01Vergi Usul Kanunu'nun 10 yıllık mali kayıt saklama yükümlülüğü, KVKK hukuki dayanak listesinde ayrı bir seçenek olarak tanımlıdır — "neden silmiyoruz" sorusunun cevabı sistemde yazılıdır
- 02Türk Ticaret Kanunu'nun 10 yıllık ticari defter saklama yükümlülüğü aynı şekilde saklama gerekçesi olarak kayıtlıdır
- 03Yasal saklama etiketi taşıyan kayıtlar otomatik imha sürecinin dışında tutulur; hangi kaydın neden atlandığı yönetim ekranında gerekçesiyle görünür
- 04Hesap silme talebi onaylandığında hesap kapatılır ve kişisel veriler anonimleştirilir, ancak fatura, borç ve denetim kayıtları olduğu gibi kalır — silme hakkı ile yasal saklama arasındaki çatışma baştan çözülmüştür
- 05Ödeme ve tahsilat kayıtlarında yapılan hiçbir işlem silinmez; iptal ve iade birer kayıt olarak eklenir, geçmiş bakiye her zaman yeniden kurulabilir
- 06Muhasebe bağlantısına ait firma numarası, şube numarası ve giriş bilgileri her OSB için ayrı tutulur, hassas alanlar şifrelenir
- 07Fatura gönderme yapısı e-fatura ve diğer muhasebe hatlarına açıktır; bugün Netsis ile çalışan bir OSB yarın başka bir programa geçtiğinde geçmiş kayıtlarını kaybetmez
Entegrasyonlar
- Logo Netsis (hesap planının alınması, gerçekleşen harcamaların çekilmesi, faturaların muhasebeye gönderilmesi)
- Garanti BBVA, QNB ve VakıfBank sanal POS'ları (kartla aidat ve fatura tahsilatı)
- Kurumsal e-posta (bütçe aşımı ve muhasebe aktarım hatası uyarıları)
- Güncel döviz kuru servisi (çok para birimli bütçe kalemleri)
Mevzuat ve standartlar
- 4562 sayılı OSB Kanunu (aidat tahakkukunun dayandığı parsel, hisse ve tahsis yapısı)
- Vergi Usul Kanunu (VUK 213) — mali kayıt saklama yükümlülüğü, 10 yıl
- Türk Ticaret Kanunu Md. 82 — ticari defterlerin saklanması, 10 yıl
- 6698 sayılı KVKK Md. 5/2-ç (hukuki yükümlülük istisnası)
- ISO 4217 para birimi kodları (çok para birimli bütçe ve kur saklama)
Birlikte çalıştığı modüller
- Parsel & HisseTapu gerçeğiyle birebir örtüşen parsel, hisse ve hissedar kaydı; ifraz-tevhid geçmişi ve 23 sekmelik parsel karnesiyle birlikte.
- Ödeme & Sanal POSKatılımcının borcunu gördüğü ekrandan kartla ödeyebilmesi için üç bankayla çalışan, kart bilgisini hiç saklamayan tahsilat altyapısı.
- Satın AlmaBirim içindeki ilk ihtiyaç yazısından tedarikçi seçimine kadar satın almanın tamamı; kimin neyi hangi gerekçeyle onayladığı kayıtta kalır.
- Katılımcı PortalıKatılımcı firma borcunu, faturasını, sayacını, ruhsatını ve başvurusunu kendi ekranından yürütür; santrali meşgul eden soruların cevabı firmanın önündedir.