ModüllerKurumsal & Katılımcı

Satın Alma

Birim içindeki ilk ihtiyaç yazısından tedarikçi seçimine kadar satın almanın tamamı; kimin neyi hangi gerekçeyle onayladığı kayıtta kalır.

Günlük işleyişte ne değişir

Talep açan birim şefi, talebinin hangi basamakta kimde beklediğini kimseye sormadan ekranda görür.
Onay bekleyen işler kişilerin e-posta kutusuna dağılmaz; herkes kendi 'Onayımı Bekleyenler' listesine bakar.
Gelen teklifler tek tek e-postalardan toplanıp elle tabloya işlenmez, karşılaştırma cetveli kendiliğinden oluşur.
Denetim geldiğinde 'bu alım nasıl yapıldı' dosyası ayrıca hazırlanmaz; talep kaydı açılır, her şey içindedir.
Yıl sonunda onaylı tedarikçi listesi ve değerlendirme kayıtları hazır durur, geriye dönük doldurulmaz.

Neden var

Satın almada denetimin sorduğu ilk soru fiyat değildir: talebi kim açtı, hangi gerekçeyle açtı, kaç teklif alındı, neden bu tedarikçi seçildi, bu tutarı onaylamaya kimin yetkisi vardı. Bu sorular iş bittikten aylar sonra sorulur ve cevapları çoğu OSB'de klasörlere, e-posta kutularına ve kişilerin hafızasına dağılmış durumdadır.

Modül süreci baştan tek bir hat üzerine oturtur. Birim şefi ihtiyacını yazar; tutar hangi basamakları gerektiriyorsa talep o basamaklardan geçer, geçmediği bir basamak varsa dış teklife çıkılamaz. Kimse kendi açtığı talebi onaylayamaz — sistem talep sahibini bir onay adımında görürse o adımı atlar ve kararı bir üst kademeye taşır.

Süreç tamamlandığında denetimin istediği dosya ayrıca hazırlanmaz. Şartnameler, gelen teklifler, karşılaştırma cetveli, pazarlık yazışması, kazanan kararı ve gerekçeli redler zaten aynı kaydın altındadır.

Neler yapabilirsiniz

Aşağıdakiler sistemde gerçekten bulunan işlevlerdir; her biri bir ekrana ya da bir işleme karşılık gelir.

İç talep ve onay yolu

Birim içindeki ihtiyacın yazılması ve tutara göre kurulmuş onay basamaklarından geçmesi.

01Birim içindeki ihtiyaç talep formuyla açılır: başlık, gerekçe, talep eden birim, para birimi ve kalem kalem liste — açıklama, teknik şartname, miktar, birim ve tahmini birim fiyat
02Onay basamakları tutara göre kurulur: Şube Müdürü → Bölge Müdürü → Yönetim Kurulu Başkanı → Satın Alma Komisyonu → İhale; her basamak için hangi görevin onaylayacağı ve o görevin onaylayabileceği azami tutar tanımlanır
03Belirli bir birim için farklı bir onay yolu gerekiyorsa o birime özel yol tanımlanır; tanımlı değilse kurum genelindeki yol geçerli olur
04Onay yolu ekranda kutu ve ok çizerek düzenlenir; sıfırdan kurmak istemeyen için üç basamaklı hazır yolu birkaç dakikada kuran sihirbaz vardır
05Her basamağın onaycısı üç şekilde belirlenir: bir görev (rol), belirli bir kişi ya da talebi açan birimin yöneticisi; yönetici seçildiği halde o birimde yönetici yoksa sistem üst birimlere doğru çıkarak yetkiliyi bulur
06Her basamağa alt ve üst tutar sınırı konur; talep tutarı aralığa girmiyorsa basamak kendiliğinden atlanır — küçük alımlar komisyona kadar yürümez
07Aynı anda birden çok kişinin onaylayacağı basamaklar kurulur ve 'beş kişiden üçü onaylasın' gibi asgari onay sayısı verilir; kaç onayın toplandığı ekranda görünür
08Bir onaycı reddettiğinde ne olacağı önceden seçilir: süreç tamamen reddedilir ya da düzeltmesi için talep sahibine geri döner
09Onay ve red sonucuna göre farklı yollara dallanma kurulabilir; koşul yazılırken ekran anında doğrular, hatalı koşul kaydedilemez
10Talep sahibi kendi talebinin onaycısı konumundaysa o adım otomatik atlanır — kimse kendi talebini onaylamaz
11'Onayımı Bekleyenler' listesi kullanıcının önüne yalnız kendi karar vermesi gereken talepleri getirir
12Talep detayında onay geçmişi zaman sırasıyla durur: hangi basamağı kim, ne zaman, hangi notla onayladı
13Onayı tamamlanan iç talep tek tıkla dış satın alma talebine dönüşür; iki kayıt kalıcı olarak bağlanır, alımın hangi ihtiyaçtan doğduğu kaybolmaz

Teklif toplama, ihale ve gizlilik

Dört alım tipinin aynı ekrandan yürütülmesi, kapalı zarf ve açık ihale bağlantısı.

01Dört alım tipi tek ekrandan yürütülür: Fiyat Teklifi, Kapsamlı Teklif, İhale ve Doğrudan Satın Alma
02Talebe idari şartname, teknik şartname, teslimat koşulları, ödeme koşulları, son teklif tarihi ve ek dosyalar eklenir
03Tedarikçi elle seçilmezse ilgili ürün/hizmet grubundaki onaylı tedarikçilerin tamamı otomatik davet edilir — davetin kimseyi atladığı tartışması bitmiş olur
04Kapalı zarf usulünde teklif tutarları son teklif tarihine kadar OSB personeline de görünmez; süre dolduğunda tutarlar karşılaştırma cetvelinde topluca açılır
05Açık ihalede sistem bir ilan bağlantısı üretir; davetli olmayan firmalar da bu bağlantıdan ad-soyad ve e-posta girerek teklif verebilir, bağlantı OSB'nin web sitesinde veya ilanda paylaşılır
06Tedarikçiye teklif üzerinden mesaj yazılır ve ek dosya paylaşılır; gerekiyorsa tedarikçiye tarih sınırlı revizyon izni verilir
07Sürecin her adımında ilgililere e-posta ve SMS gider: tedarikçi davetten, satın alma birimi gelen tekliften anında haberdar olur

Teklif karşılaştırma ve pazarlık

Gelen tekliflerin tek cetvelde karşılaştırılması, geçmiş fiyat referansı ve karşı teklif turları.

01Karşılaştırma cetveli kalemleri satır, teklifleri sütun olarak dizer; hangi firmanın hangi kalemde ucuz olduğu tek bakışta görülür
02Cetvele aynı ürün grubunda daha önce sonuçlanmış son 50 talebin fiyatları referans olarak eklenir — 'geçen yıl bu kalemi kaça almıştık' sorusu ekranda cevaplanır
03Karşı teklif gönderilir: tutar, teslim süresi veya tek tek kalem bazında; tedarikçi kabul eder, reddeder ya da yeniden teklif verir, pazarlığın her turu kayıtta kalır
04Teklifte kalem bazlı miktar, net birim fiyat, KDV oranı, teslim süresi ve geçerlilik tarihi ayrı ayrı görünür
05Karar verildiğinde kazanan ilan edilir; cetvel kararın gerekçe belgesi olarak dosyada kalır
06Kazanmayan tekliflerin reddi ve talebin iptali gerekçe yazılmadan kapatılamaz

Tedarikçi havuzu, onay ve performans

Onaylı tedarikçi listesinin tutulması ve yıllık tedarikçi değerlendirmesi.

01Tedarikçi kartında firma adı, vergi numarası, vergi dairesi, iletişim bilgileri ve web sitesi tutulur
02Her tedarikçiye hangi ürün/hizmet gruplarında yeterli olduğu işaretlenir; gruplar ağaç yapısındadır ve bir tedarikçi birden çok grupta yer alabilir
03Tedarikçi 'onaylı' işaretlenene kadar otomatik davetlere girmez; onaylı tedarikçi listesi kalite yönetiminin istediği biçimde ekrandan alınır
04Tedarikçi değerlendirmesi 0–100 genel puan ile yapılır; puan kalite, teslimat, fiyat ve satış sonrası destek kırılımlarına ayrılır
05Değerlendirmenin hangi satın alma talebi üzerinden yapıldığı kayıtta durur; kalite yönetim sistemi form kodu (örneğin FR-ORT-35) yazılır
06Sorun yaşanan tedarikçide uygunsuzluk kaydı ve istenen düzeltici aksiyonlar değerlendirmeye bağlanır
07Tedarikçinin ortalama puanı kartında tutulur; bir sonraki alımda kimi davet edeceğinize karar verirken listede görünür
08'Bekleyen' sekmesi bu takvim yılında henüz değerlendirilmemiş onaylı tedarikçileri kendiliğinden listeler — yıllık değerlendirme yükümlülüğü unutulmaz

Tedarikçi Portalı (dış firma tarafı)

Tedarikçinin kendi girişinden teklif vermesi, pazarlık yapması ve yazışması.

01Tedarikçi, OSB personelinin girdiği ekrandan tamamen ayrı bir girişten kendi hesabına girer
02Portalda davet edildiği talepleri, son teklif tarihlerini ve şartname dosyalarını görür
03Teklifini kalem kalem girer: miktar, net birim fiyat, KDV oranı, teslim süresi ve geçerlilik tarihi
04Gelen karşı teklifi portaldan kabul eder, reddeder veya revize teklif verir
05Sorusunu portaldan yazar; yazışma satın alma birimiyle aynı dosyada birikir, kimsenin kişisel e-posta kutusunda kalmaz

Entegrasyonlar

SMS ve e-posta gönderim sağlayıcısı (tedarikçi davetleri, onay ve teklif bildirimleri)
OSB'nin kurumsal web sitesi (açık ihale ilan bağlantısının yayınlanması)

Mevzuat ve standartlar

ISO 9001 — onaylı tedarikçi listesi, periyodik tedarikçi değerlendirmesi, KYS form kodu (FR-ORT-35), uygunsuzluk ve düzeltici aksiyon bağlantısı

Birlikte çalıştığı modüller

Bu modülü kendi verinizle görün.

Demo talep edin