Projeler & Hakediş
OSB'nin yatırım ve inşaat projelerinde sözleşme, verilen iş, kilometre taşı ve hakedişin tek kart üzerinde takibi.
Günlük işleyişte ne değişir
- Hakediş dosyası masa masa dolaşmaz; hangi hakedişin kimde beklediği ekranda görünür.
- Proje ilerleme yüzdesi toplantı öncesi elle toplanmaz, iş kalemlerinden gelir.
- Sözleşme bitiş tarihi unutulup uzatma gecikmez; 30 gün ve 7 gün öncesinden uyarı gelir.
- Saha fotoğrafı kontrol mühendisinin telefonunda kalmaz, projeye bağlı olarak tarih sırasıyla birikir.
- Net hakediş tutarı hesap makinesiyle bulunmaz; kesintiler girilir, tutar hesaplanır ve kaynağı gösterilebilir.
Neden var
Altyapı yatırımı bir OSB bütçesinin en büyük kalemidir ve en çok yerde takılır: sözleşme bir klasörde, hakediş dosyası başka bir klasörde, sahanın gerçekte hangi noktada olduğu ise kontrol mühendisinin telefonundaki fotoğraflardadır.
Modül projeyi tek bir kart üzerinde toplar. Sözleşmeler, verilen işler, hakedişler, kilometre taşları ve saha fotoğrafları aynı kaydın altındadır; bütçenin ne kadarının harcandığı ve işlerin ortalama ne kadar ilerlediği bu kayıtlardan kendiliğinden hesaplanır — proje kartında elle güncellenen bir yüzde yoktur.
Hakediş onayındaki gecikme hem yükleniciyle ilişkiyi hem işin takvimini bozar. Onay bekleyen hakedişler, bitmesine az kalan sözleşmeler ve yaklaşan kilometre taşları her sabah proje yöneticisine hatırlatılır; kimsenin takvimi tek tek kontrol etmesi gerekmez.
Neler yapabilirsiniz
Aşağıdakiler sistemde gerçekten bulunan işlevlerdir; her biri bir ekrana ya da bir işleme karşılık gelir.
Proje kartı, bütçe ve verilen işler
Projenin künyesi, bütçe takibi ve iş kalemlerinden gelen ilerleme.
- 01Proje kartı: kurum içinde tekil proje kodu, ad, durum (Planlandı / Devam Ediyor / Beklemede / Tamamlandı / İptal), planlanan başlangıç ve bitiş tarihleri, konum ve sorumlu proje yöneticisi
- 02Planlanan bütçe ile harcanan tutar yan yana durur; harcama yüzdesi ekranda hesaplanır
- 03Proje istenirse Mali İşler tarafındaki yıllık bütçe kalemine bağlanır, yatırım harcaması bütçe tarafında da izlenir
- 04Verilen işler ayrı ayrı kaydedilir: yüklenici adı, işin durumu, tarihleri, planlanan ve harcanan tutarı, iş bazlı ilerleme yüzdesi
- 05Projenin toplam tutarı ve genel ilerleme yüzdesi verilen işlerden otomatik toplanır
- 06İlerleme yüzdesi tek tek işler üzerinden girildiği için 'proje yüzde 60' ifadesinin hangi işlerden geldiği açılıp görülebilir
- 07Proje listesi durum, sorumlu yönetici ve tarih aralığına göre süzülür
Sözleşme yönetimi
Yüklenici sözleşmelerinin künyesi, taranmış belgesi ve süre takibi.
- 01Sözleşme kaydı: başlık, sözleşme numarası, yüklenici, tutar, imza tarihi, başlangıç ve bitiş tarihleri, notlar
- 02İmzalı sözleşmenin taranmış hali kayda yüklenir; ihtiyaç duyan kişi arşive gitmeden ekrandan açar
- 03Bir projede birden çok sözleşme bulunabilir; her hakediş hangi sözleşmeye ait olduğuyla birlikte tutulur
- 04Sözleşme kendi para biriminde tutulabilir; kur alanı boş bırakılırsa günün kuru otomatik yazılır ve proje detayında kurumun ana para birimindeki karşılığı gösterilir
- 05Bitiş tarihi önümüzdeki 30 gün içinde gelen sözleşmeler ana sayfada ayrı bir kutuda listelenir
Hakediş
Ara ödemelerin poz listesiyle hesaplanması ve onaydan ödemeye kadar izlenmesi.
- 01Hakediş sıra numarasıyla açılır; dönemi (başlangıç-bitiş), düzenleme, onay ve ödeme tarihleri, bağlı olduğu iş ve sözleşme birlikte tutulur
- 02Poz listesi kalem kalem girilir: kalem açıklaması, birimi (m², m³, adet), miktarı ve birim fiyatı; kalem tutarı miktar × birim fiyat olarak kendiliğinden hesaplanır
- 03Brüt tutar, kesintiler (teminat, stopaj, avans mahsubu) ve önceki hakedişlerin kümülatif tutarı girilir
- 04Net tutar elle yazılamaz — brüt eksi kesinti olarak hesaplanır; ödeme talimatındaki rakamın nereden geldiği her zaman gösterilebilir
- 05Hakediş durumu sırayla ilerler: Taslak → Onaya Sunuldu → Onaylandı → Ödendi; reddedilen hakediş de gerekçesiyle kayıtta kalır
- 06Taranmış hakediş dosyası ve ilgili sözleşme kopyaları hakedişe eklenir
- 07Hakediş kendi para birimi ve kuruyla tutulabilir; proje detayında ana para birimine çevrilmiş karşılığı görünür
- 08Yükleniciye bugüne kadar ödenen toplam net hakediş proje kartında durur; 'bu firmaya ne kadar ödedik' sorusu tek ekrandan cevaplanır
Saha takibi ve zaman çizelgesi
Kilometre taşları, riskler, toplantılar ve sahadan yüklenen fotoğraflar.
- 01Zaman çizelgesine beş türde olay işlenir: Kilometre Taşı, Not, Durum Değişikliği, Toplantı ve Risk
- 02Her olayın tarihi ve 'tamamlandı' işareti vardır; tamamlanmamış kilometre taşları listede ayrışır
- 03Saha fotoğrafları projeye ve istenirse ilgili işe bağlanır; çekim zamanı ve konumu fotoğrafla birlikte tutulur
- 04Kontrol mühendisi fotoğrafı sahadan telefonuyla doğrudan yükler, ofise dönüp aktarmasına gerek kalmaz
- 05Fotoğraf galerisi işin fiziksel ilerlemesinin tarih sıralı kaydıdır; hakediş tartışmasında dönem dönem karşılaştırma yapılabilir
- 06Toplantı ve risk kayıtları projeyle birlikte durur; ayrı bir toplantı tutanağı dosyasına ihtiyaç kalmaz
Hatırlatmalar ve özet göstergeler
Günlük otomatik uyarılar ve proje detayındaki hesaplanmış özet.
- 01Her gün otomatik hatırlatma çalışır: onay bekleyen hakedişler, 7 gün içinde bitecek sözleşmeler ve 3 gün içindeki tamamlanmamış kilometre taşları proje yöneticisine bildirilir
- 02Birden fazla sunucu çalışsa bile aynı hatırlatma iki kez gönderilmez
- 03Proje detayında dört özet gösterge hazır durur: bütçe harcama yüzdesi, işlerin ortalama ilerlemesi, toplam net hakediş ve fotoğraf sayısı
- 04Ana sayfada önümüzdeki 30 gün içinde bitiş tarihi gelen proje sözleşmeleri kutusu bulunur
- 05Özet göstergeler kayıtlardan hesaplandığı için toplantı öncesi ayrıca tablo hazırlanmaz
Entegrasyonlar
- SMS ve e-posta gönderim sağlayıcısı (günlük hakediş, sözleşme ve kilometre taşı hatırlatmaları)
- Günlük döviz kuru bilgisi (çok para birimli sözleşme ve hakedişlerin kurunun otomatik doldurulması)
Birlikte çalıştığı modüller
- Satın AlmaBirim içindeki ilk ihtiyaç yazısından tedarikçi seçimine kadar satın almanın tamamı; kimin neyi hangi gerekçeyle onayladığı kayıtta kalır.
- Mali İşlerAidat tahakkukundan yıllık bütçeye, tahsilattan muhasebe programına kadar OSB'nin mali döngüsü tek yerde ve tek veriyle döner.
- Fen İşleriHer parselin temiz su, atık su, yağmur suyu ve fiber optik bağlantısının durumunu, konumunu ve saha fotoğrafını kayıt altına alan altyapı envanteri.