ModüllerKurumsal & Katılımcı

Saha Olayları

Sahadaki arıza, şikayet ve iş emirlerinin ihbardan kapanışa kadar kim ne zaman ne yaptı kaydıyla izlenmesi.

Günlük işleyişte ne değişir

Telefonla gelen ihbar yerine kayıt açılır; ay sonunda "kaç arıza oldu, ortalama kaç günde kapandı, hangi bölge tekrarlıyor" sorularının sayısal cevabı çıkar
Saha ekibi ofise dönüp form doldurmaz; işi bitirdiği yerde fotoğrafıyla raporlar
Kapatma yetkisi ayrıldığı için "çözüldü" denilip aslında çözülmemiş işler görünür hale gelir
Katılımcı şikayetinin hangi aşamada olduğunu öğrenmek için kimseyi aramaz, durumu kendi ekranından görür
Tekrar eden arızalar haritada ve varlık geçmişinde toplanır; bakım bütçesi tahminle değil kayıtla planlanır

Neden var

Bir OSB'de arıza haberi çoğunlukla telefonla gelir: sokak lambası yanmıyor, rögar taşmış, bir tesis su basıncından şikayetçi. Telefonu kim açtıysa not eder, ilgili birime söyler, iş genelde de hallolur. Hallolmadığında ise geriye dönüp bakılacak bir kayıt yoktur; kimin ne zaman ne yaptığı kişilerin hafızasında kalır.

Bu modül her ihbarı bir kayda çevirir ve kaydı sahada, olayın başında açtırır: fotoğraf çekilir, konum alınır, öncelik seçilir. Kayıt açıldığı andan itibaren ilgili birime havale edilir, saha ekibine atanır ve her adımda bildiren tarafa haber gider. Şikayetin nerede olduğunu öğrenmek için kimsenin birim müdürünü araması gerekmez.

Kapatma ayrı bir karardır. İşi yapan kişi olayı tek başına "çözüldü" diye kapatamaz; ikinci bir kişi işin gerçekten bittiğini doğrular. Böylece hem bitmemiş işler görünür kalır hem de yıl sonunda "kaç arıza oldu, ortalama kaç günde kapandı, hangi bölgede tekrarlıyor" sorularının sayısal karşılığı olur.

Neler yapabilirsiniz

Aşağıdakiler sistemde gerçekten bulunan işlevlerdir; her biri bir ekrana ya da bir işleme karşılık gelir.

Olayın açılması ve bildirim kanalları

Arıza ve şikayetin üç ayrı yoldan, sahadan, fotoğraf ve konumla kayda girmesi.

01Üç ayrı yoldan olay açılır: OSB personelinin açtığı iş emri, katılımcı tesisin ilettiği şikayet ve sistemin kendiliğinden ürettiği olay (örneğin vadesi gelen periyodik bakım)
02Katılımcı şikayetini portalden veya telefonundan açar; tarif etmek yerine fotoğrafını çeker, konumu telefondan alınır
03Anonim bildirim formu: OSB'nin paylaştığı bağlantı veya kapıya asılan QR kod üzerinden, hiç kimse giriş yapmadan bildirim gönderebilir — tesis çalışanı, kamyon şoförü, yoldan geçen
04Anonim bildirene tahmin edilmesi mümkün olmayan bir takip kodu verilir; kişi bu kodla bildiriminin hangi aşamada olduğunu giriş yapmadan sorgular
05Anonim form fabrika ayarında KAPALIDIR; açma kararı OSB'nindir. Bağlantı kötüye kullanılırsa ekrandan tek tıkla yenilenir, eski bağlantı o anda geçersiz olur
06Anonim formu şaka ve spam bildirimden koruyan iki katman: "ben robot değilim" doğrulaması ve aynı kaynaktan gelen ardışık gönderimlerin sınırlanması
07Her olayda öncelik seçilir: Düşük, Orta, Yüksek, Acil
08Kategori etiketi serbest yazılır ama yazmaya başladığınızda daha önce kullanılmış kategoriler önerilir — aynı iş beş farklı adla kaydedilip istatistiği bölmez
09Bildirenin adı, e-postası, telefonu ve konumu kişisel veri olarak işaretlidir; hangi amaçla ve hangi hukuki dayanakla tutulduğu sistemde yazılıdır

Havale, atama ve sorumluluk

Olayın hangi birime, hangi kişiye, hangi notla geçtiğinin eksiksiz kaydı.

01Olay, organizasyon şemasındaki birime havale edilir; hangi birimin sorumlu olduğu ekranda yazar, sözlü havale ortadan kalkar
02Birim içinde işi yapacak saha ekibi kullanıcısına atama yapılır ve atama notu yazılır
03Tam atama geçmişi tutulur: olay kaç kez el değiştirdi, kimden kime, ne zaman ve hangi notla — "bu iş bende değildi" tartışmasının tek cevabı bu kayıttır
04Havale ve atama yapıldığı anda ilgili kişiye haber gider; "bana atanmış ama haberim yoktu" durumu ortadan kalkar
05Olay altında yorum akışı vardır: birim, saha ekibi ve yönetici aynı kaydın üzerinde yazışır; bilgi e-posta zincirlerine ve mesaj gruplarına dağılmaz
06Sorumlu birim ile havale edilen birim ayrı ayrı tutulabilir — işi yapan başka, hesabını veren başka birim olabilir

Çözüm, doğrulama ve kapatma

İşin gerçekten bittiğini ikinci bir kişinin onayladığı dört göz kapatma disiplini.

01Durum akışı sabittir: Açık → Devam Ediyor → (Doğrulama Bekliyor) → Çözüldü veya İptal
02Her durum değişikliği kim, ne zaman ve neden bilgisiyle kayda geçer; "bu iş neden on bir gün bekledi" sorusunun cevabı kayıtta durur
03Saha ekibi çözüm raporunu girer: yapılan iş tipi ve açıklaması
04Olaya istediğiniz kadar fotoğraf eklenir — öncesi ve sonrası. Dosyaları yalnız yetkili kişiler açabilir; bağlantı dışarı sızsa bile başkasının işine yaramaz
05Dört göz kuralı: işi yapan kişi olayı kapatamaz. "Doğrulama Bekliyor" adımında ikinci bir kişi işin gerçekten bittiğini onaylar
06Doğrulama adımı isteğe bağlıdır; personel sayısı az olan OSB'lerde kapatılıp tek adımlı çalışılabilir, karar OSB'nindir
07Çözüm özeti alanı: bildirene dönülecek cevabın metni burada durur, herkes aynı cevabı verir
08İptal de bir gerekçeyle kapanır; iptal edilen olay listeden silinmez, geçmişte kalır

Harita, varlık geçmişi ve ölçüm

Olayların haritada ve varlık bazında birikerek karar verilebilir bilgiye dönüşmesi.

01Her olayın konumu koordinat ve adresle tutulur; olaylar harita üzerinde işaretçi olarak görünür — hangi cadde veya hangi parsel çevresinde arıza yığıldığı bir bakışta anlaşılır
02İş emri doğrudan bir altyapı varlığına bağlanabilir (pompa, trafo, hat); böylece her varlığın kendi arıza geçmişi oluşur ve yenileme kararı tartışma değil veri işi olur
03İstatistik paneli: açık, devam eden ve çözülen olay sayıları; öncelik ve kaynak kırılımı
04Kalite yönetimi kullanılıyorsa çözülen katılımcı şikayeti kendiliğinden ISO 9001 müşteri şikayeti (uygunsuzluk) kaydına dönüşür ve olayla bağlanır — denetim için ayrı defter tutulmaz
05Bildirimden çözüme kadar her adımda otomatik haber verilir: şikayet alındı, birime havale edildi, saha ekibine atandı, saha raporu girildi, çözüldü
06Haber verme dört kanaldan yapılır: e-posta, SMS, uygulama içi bildirim ve telefona anlık bildirim
07Geçmiş olaylar tarih, birim, kategori, öncelik ve durum filtreleriyle sorgulanır; sonuç tabloya ve Excel'e alınır

Entegrasyonlar

Google reCAPTCHA — anonim bildirim formunda "ben robot değilim" doğrulaması
SMS ve e-posta sağlayıcıları (bildirim gönderimi)
Cep telefonu kamerası ve konum bilgisi (sahadan fotoğraflı bildirim)

Mevzuat ve standartlar

ISO 9001 (müşteri şikayeti / uygunsuzluk kaydı entegrasyonu)
KVKK / 6698 (kişisel veri sınıflandırması, anonimleştirme modu)

Birlikte çalıştığı modüller

Bu modülü kendi verinizle görün.

Demo talep edin