İçeriğe atla
LenoreOSBBİS
ModüllerKurumsal & Katılımcı

Organizasyon

OSB'nin teşkilat yapısı — hangi birim, hangi kadro, kim kime bağlı ve kimin neye yetkisi var, tek yerden tanımlanır.

Günlük işleyişte ne değişir

  • Yeni personel işe başladığında tek bir işlem yapılır: doğru kadroya atanır. Göreceği ekranlar, düşecek evrak ve onay sırası bu atamadan gelir.
  • İzne çıkan müdürün işleri boşta kalmaz; vekâlet tarih aralığıyla verilir, süresi dolunca kendiliğinden biter.
  • "Bu evrağı kim onaylayacak" tartışması biter — raporlama hattı şemada yazılıdır ve evrak doğrudan oraya düşer.
  • Sertifikası dolmak üzere olan personel süre dolmadan listede görünür; yenileme kaçırılmaz.
  • Denetimde yetkinlik kanıtı ekrandan gösterilir, özlük dosyaları tek tek açılmaz.

Neden var

Organizasyon şeması çoğu kurumda duvarda asılı bir çizimdir; kimin hangi işi yaptığını anlatır ama hiçbir şeyi çalıştırmaz. Burada şema işin kendisidir: gelen evrak hangi birime düşecek, onayı hangi kadro verecek, hangi görev kimin ekranında görünecek — hepsi bu şemadan okunur.

Bir müdürlük bölündüğünde ya da bir kadro değiştiğinde yalnız şema güncellenir; evrak akışı, onay sırası ve ekran yetkileri kendiliğinden yeni yapıya göre çalışır. Ayrıca elden geçirilmesi gereken ikinci bir yer yoktur.

Şema aynı zamanda kurumun yetkinlik envanteridir: hangi personelin hangi belgesi var, hangisinin süresi doluyor. Denetimde sorulan "bu işi yapan kişinin yetkinliği nasıl kanıtlanıyor" sorusunun cevabı bu envanterde durur.

Neler yapabilirsiniz

Aşağıdakiler sistemde gerçekten bulunan işlevlerdir; her biri bir ekrana ya da bir işleme karşılık gelir.

Birimler ve organizasyon şeması

Müdürlük, departman ve şube yapısı tek bir ağaçta tanımlanır; şema ekranda canlı olarak görünür ve diğer tüm modüller bu yapıyı kullanır.

  • 01Birimleri müdürlük, departman ve şube olarak, birbirinin altına gelecek biçimde tanımlarsınız; her birimin adı, kurum içinde tekrar etmeyen bir kodu ve açıklaması olur.
  • 02Bir birimi başka bir birimin altına bağladığınızda kaçıncı kademede olduğu kendiliğinden belirlenir — kademe numarasını kimse elle girmez, yanlış girme ihtimali de yoktur.
  • 03Aynı üst birimin altındaki birimlerin görünme sırasını siz belirlersiniz; şema kurumun kendi protokol sırasına göre okunur.
  • 04Tüm yapı ağaç biçiminde görsel bir şema olarak ekrana gelir; dal açıp kapatarak istediğiniz kolu tek başına incelersiniz.
  • 05Şema ayrı çizilen bir resim değildir: yeni birim açtığınız anda şema da güncellenir, kimsenin çizimi elden geçirmesi gerekmez.
  • 06Şema bütün sistemin dayanağıdır — evrak yönlendirme, iş akışı adımları, hatırlatma alıcıları ve ekran yetkileri birim seçilerek tanımlanır; birim değişince hepsi birlikte değişir.
  • 07Ana sayfadaki "Organizasyon Sağlığı" panosu kadro ve atama durumunu özetler: boş kadro var mı, ataması olmayan personel var mı, bir bakışta görülür.

Kadrolar, raporlama hattı ve atamalar

Her kadro bir birime bağlıdır, her kadronun bir üstü vardır ve personel kadroya atanır; yetki kişiye değil kadroya verilir.

  • 01Kadro tanımı: her kadro bir birime bağlanır, sorumlulukları metin olarak yazılır — "bu kadro neyden sorumlu" sorusu yazılı olarak cevaplanır.
  • 02Kadro başına en az ve en çok kaç kişi olması gerektiği tanımlanır; eksik kadro ile fazla atama aynı ekranda görünür.
  • 03Kadrolar aktif ya da pasif olabilir, görünme sırası belirlenebilir; kaldırılan bir kadro silinmez, pasife alınır ve geçmiş kayıtlardaki adı korunur.
  • 04Raporlama hattı: her kadro bir üst kadroya bağlanır — "kim kime bağlı" sorusu tartışmayla değil şemadan cevaplanır.
  • 05Personelin hangi kadroya, hangi tarihten hangi tarihe kadar atandığı kaydedilir; atama tarih aralıklı olduğu için geçmişe dönük "bu evrak imzalandığında bu kadroda kim vardı" sorusu da cevaplanabilir.
  • 06Bir kişi birden fazla kadroda görev alabilir; bunlardan biri asıl (birincil) rol olarak işaretlenir, sistem varsayılan olarak onu kullanır.
  • 07Vekâlet: bir atama belirli bir tarih aralığı için başka bir personele devredilir; başlangıç ve bitiş tarihi girilir.
  • 08Vekâlet süresi dolduğunda yetki kendiliğinden asıl sahibine döner — kimsenin "vekâleti kapatmayı" hatırlaması gerekmez, unutulan açık yetki kalmaz.
  • 09İzinli veya görevli personelin işleri boşta kalmaz; onay bekleyen evrak vekilin ekranında görünür ve akış durmaz.
  • 10Yetkiler kadrodan gelir: personel değiştiğinde ekran ekran yetki dağıtılmaz, yeni kişi kadroya atanır ve göreceği ekranlar kendiliğinden oluşur.
  • 11Kadro sorumlulukları ve birim bilgisi yapay zeka asistanı tarafından da bilinir; kişi kadro değiştirdiğinde asistanın ona verdiği cevaplar da yeni görevine göre değişir.

Beceri ve sertifika envanteri

Hangi personelin hangi yetkinliği var, belgesi ne zaman doluyor ve bu belge onaylı mı — hepsi tek envanterde tutulur.

  • 01Beceri kataloğu: kurumun ihtiyaç duyduğu yetkinlikler kategorilere ayrılarak tanımlanır (teknik, iş güvenliği, idari gibi).
  • 02Her beceri için sertifika gerekip gerekmediği işaretlenir — beyanla yeterli olan ile belge isteyen ayrışır.
  • 03Sertifika gerektiren becerilerde geçerlilik süresi ay olarak tanımlanır; belgenin ne zaman yenilenmesi gerektiği kuralla bellidir.
  • 04Personel bazında beceri seviyesi, kazanım tarihi ve geçerlilik bitiş tarihi kaydedilir.
  • 05"Doğrulanmış" işareti: beyan edilmiş beceri ile belgeye dayanarak onaylanmış beceri birbirinden ayrılır; denetimde ikisi karıştırılmaz.
  • 06Sertifikası dolmuş ve dolmak üzere olan personel listelenir — belge geçersizken saha görevi verilmesi önlenir.
  • 07Eğitim kayıtlarıyla bağlıdır: İdari İşler tarafında bir eğitim tamamlandığında katılımcıların beceri envanteri güncellenir, ikinci kez veri girişi yapılmaz.
  • 08Görevlendirme kararı envantere bakılarak verilir: bir işe atama yaparken o işin gerektirdiği beceriye sahip personel listeden görülür.
  • 09ISO 9001 yetkinlik maddesi denetiminde "bu işi yapan kişi yetkin mi" sorusuna klasör aranmadan, ekrandan kayıtla cevap verilir.

Mevzuat ve standartlar

  • ISO 9001:2015 §7.2 Yetkinlik — beceri/eğitim envanteri bağlantısı

Birlikte çalıştığı modüller

Bu modülü kendi verinizle görün.

Demo talep edin