ModüllerKurumsal & Katılımcı

EBYS — Belge & İş Akışı

Gelen evraktan imhaya kadar belgenin tüm yaşam döngüsünün, TS 13298 standardının aradığı kanıtlarla birlikte yürütülmesi.

Günlük işleyişte ne değişir

"Bu yazıyı kim, ne zaman gördü" sorusuna dakikalar içinde cevap verilir; denetimde klasör aranmaz, ekran gösterilir.
Kayıt numarası tartışması biter: numara sıra atlamadan üretilir, iki kişi aynı anda kaydetse bile aynı numara iki belgeye çıkmaz.
İzne çıkan müdürün işleri durmaz; vekâlet süresi girildiği anda görevler vekile akar, süre dolunca yetki kendiliğinden geri döner.
Gelen evrak yığını sabah tek bir masaya değil, birimlerin gelen kutusuna düşer — hangi birime gideceği önerilmiş olarak gelir.
Saklama süresi dolan belgeler yıl başında listelenir; komisyon oturur, oy verir, imha tutanağı sistemden çıkar.

Neden var

EBYS bir OSB'nin kurumsal hafızasıdır ve aynı zamanda en çok denetlenen alanıdır. TS 13298 standardı yalnız belgeyi saklamayı değil, kimin ne zaman ne yaptığını sonradan değiştirilemez biçimde kanıtlamayı da şart koşar.

Uygulamada zorlanılan yer genellikle şudur: belge yazmak kolaydır; ama kayıt numarasının boşluksuz gitmesi, gizli bir yazıyı kimin açtığının kanıtlanması, izne çıkan müdürün yerine bakan kişinin yetkisinin süre bitince geri alınması, saklama süresi dolan belgenin komisyon kararıyla imha edilmesi ve bunların hepsinin tutanağa bağlanması ayrı ayrı emek ister.

Modül standardın on bir ana başlığını — dosya planı, üst veri, kayıt numarası, erişim, iz takibi, saklama, tasfiye, imza, arşiv, yedekleme ve aktarım — ayrı ayrı karşılar. Kayıt numaraları sıra atlamadan üretilir; iz kayıtları hiç kimse tarafından, yönetici hesabıyla bile silinemez veya değiştirilemez.

Neler yapabilirsiniz

Aşağıdakiler sistemde gerçekten bulunan işlevlerdir; her biri bir ekrana ya da bir işleme karşılık gelir.

Belge yazma ve üst veri

Antetli şablonla belge yazma, standardın istediği üst veri alanlarının doldurulması ve boşluksuz kayıt numarası üretimi.

01Word'e benzeyen tam menülü editörde belge yazılır: antetli şablon seçilir, gövde doğrudan yazılır; hazır Word dosyası içeri alınıp düzenlenebilir ve yine Word olarak dışarı verilir
02Her belgenin arkasında standardın istediği 35'ten fazla alan tutulur: kayıt numarası, belge tarihi, kayıt tarihi, konu, mahiyet, gizlilik, aciliyet, belge türü, yönü, dosya planı bağı, üreten birim, hazırlayan-sorumlu-imzalayan-paraf eden, alıcılar, ilgi kayıtları, saklama ve imza bilgisi
037 kademeli gizlilik derecesi: Tasnif Dışı, Hizmete Özel, Özel, Gizli, Çok Gizli, Ticari Gizli, Ticari Özel
044 kademeli ivedilik: Normal, İvedi, Çok İvedi, Günlü — günlü yazılar süre takibine girer
0510 belge türü (Resmî Yazı, İç Yazışma, Form, Tutanak, Rapor, Sözleşme, Karar, Olur, Talimat, Genelge) ve 3 belge yönü (Gelen, Giden, İç)
06Kayıt numarası boşluksuz üretilir: yıl, birim ve belge türü bazında ayrı sayaç işler; iki kişi aynı anda kaydetse bile aynı numara iki belgeye verilmez ve arada atlanan numara kalmaz
07Numara biçimi kurumun kimliğine göre otomatik kurulur; OSB'ler 4562 sayılı Kanun gereği özel hukuk tüzel kişisi olduğundan DETSİS numarasının yanında MERSİS numarası ve kuruma özel kod da tam desteklenir
08İlgi (atıf) zinciri: bir yazının hangi önceki yazışmaya cevap ya da ek olduğu ayrıca kaydedilir; dosya açıldığında yazışmanın geçmişi baştan sona görünür
09Belgenin durumu adım adım izlenir: Taslak → Onay Bekliyor → Yayında → Arşivde → İmha; her aşamanın kendi tarih damgası vardır
10Belgenin sonradan değiştirilmediğini kanıtlayan bir parmak izi hesaplanır; arşivlik PDF sürümü orijinal dosyadan ayrı olarak saklanır
11Kayıt Defteri resmî biçimde tutulur: yıl bazında gelen ve giden sayaçları, PDF çıktısı ve değişmezlik özeti; yıl döndüğünde defteri kimse elle açmazsa sistem kendisi açar
12Belge şablonları yönetilir: antet, gövde ve altbilgi ayrı ayrı tanımlanır; kurum adı, logo, belge numarası, revizyon ve yürürlük tarihi şablona yerleştirilen değişkenlerle otomatik dolar, dışarıdan gelen antet içeriği temizlenerek saklanır
13Kalite yönetim sistemi form numaralandırmasıyla uyum: form kodu, belge türü ile birim eşleşmesinden üretilir
14Üretilen her belge aynı anda arşiv aramasında da görünür hale gelir; belgeyi bulmak için hangi modülden çıktığını hatırlamak gerekmez

İş akışı tasarımcısı ve motoru

Onay, paraf ve imza süreçlerinin kod yazmadan çizilmesi, sürümlenerek yayınlanması ve yürütülmesi.

01Süreçler sürükle-bırak ile çizilir: paletten adım seçilir, adımlar birbirine bağlanır, her adımın özellikleri yandaki panelden girilir — kod yazılmaz
02Tasarım kaydedilirken denetlenir: tek Başla ve tek Bitiş var mı, hiçbir adıma ulaşılamıyor mu, ataması boş adım kalmış mı
0321 hazır adım tipi: Başla, Görev, Onay, Karar, Karar Desteği (sistemdeki kayda bakıp öneriyle dallanma), Paralel Ayır, Birleştir, Bekleme, Bildirim, İmza, Belge Üret, Sevk, Bitiş, Olur, Paraf, Üst Yazı, Saklama, Arşiv Devri, Otomatik Tasnif, Manuel Tasnif, Kayıt İşlemi
04"Kayıt İşlemi" adımıyla iş akışı, sistemdeki herhangi bir kayıt üzerinde oluşturma, güncelleme veya silme tetikleyebilir; hangi kayıt tipinin hangi alanları olduğu tasarımcıya hazır liste olarak gelir — örneğin ruhsat onaylandığında tesis kaydının durumu kendiliğinden değişir
05Yayınlanan sürüm değiştirilemez: bir süreci düzenlemek yeni sürüm yaratır, o an devam eden dosyalar başladıkları sürümle yürümeye devam eder — süreç ortasında kural değişip dosya kaybolmaz
06Görev ataması beş şekilde yapılır: Belirli Kullanıcı, Rol, Birim, Talep Edenin Yöneticisi veya akış içinde belirlenen kişi
07Onay modu seçilir: Tekli, Sıralı veya Paralel; paralel onayda yeter sayı tanımlanır, yeter sayıya ulaşıldığı anda akış ilerler ve kalan onaylar beklenmez
08Karar adımının koşulları görsel kurulur: ve/veya gruplarıyla alan-işleç-değer satırları; "tutar 500.000 TL üzerindeyse genel sekretere gitsin" türü kural ekrandan yazılır
09Bir adımın çıktısı sonraki adımlarda kullanılır: forma girilen tutar, karar koşulunda ölçüt ya da üretilecek belgenin metninde alan olur; tasarımcı kullanılabilir alanları önerir
10Görev atandığında, karar verildiğinde ve akış tamamlandığında ilgililere otomatik bildirim gider: e-posta, SMS, uygulama içi ve telefon bildirimi
1110 hazır OSB iş akışı kuruluşta gelir: Faaliyet İzni, Yapı Ruhsatı, Kazı İzni, Elektrik Abonelik Devir, Doğalgaz Talep Beyanı, Satın Alma Onay, Personel İzin, DÖF, İç Tetkik, Tedarikçi Değerlendirme
12"Bana Atanan Görevler" listesi ve "Aktif İş Akışları" izleme ekranı; görev başkasına devredilebilir, çalışan bir akış iptal edilebilir veya elle ilerletilebilir, her adım geçişi kim ve ne zaman bilgisiyle kaydedilir
13Süreli görevlerde son tarih izlenir; her sabah 08:00'de yaklaşan ve süresi geçmiş görevler için hatırlatma gider
14İnsan müdahalesi gerekmeyen adımları sistem kendisi ilerletir; dosya kimsenin masasında sırf "ileri" tuşuna basılmadığı için beklemez

Form tanımları ve form tasarımcısı

İş akışı adımlarında doldurulacak kurumsal formların kod yazmadan tasarlanması ve sürümlenmesi.

01Formlar sürükle-bırak ile tasarlanır: paletten alan seçilir, sıralanır ve özellikleri yandaki panelden girilir
0222 alan tipi: Metin, Çok Satırlı, Sayı, Ondalık, Para, Tarih, Tarih-Saat, Saat, E-posta, Telefon, İnternet Adresi, Evet/Hayır, Tekli Seçim, Çoklu Seçim, Radyo, Onay Kutusu, Dosya, Çoklu Dosya, Görsel, İmza Alanı, Gizli Etiket, Bölüm Ayırıcı
03Alan başına zorunluluk, varsayılan değer ve seçenek listesi tanımlanır — "burası boş geçilmesin" kuralı kağıt formdaki uyarı notunda kalmaz
04Form tanımları sürümlenerek saklanır; eski dosyalar doldurulduğu tarihteki form düzeniyle görüntülenir
05Tasarlanan form bir iş akışı adımına bağlanır; o adıma gelen kişi formu doğrudan ekranda doldurur
06Forma girilen değerler sonraki adımlara akar: karar koşulunda ölçüt, üretilecek belgede metin alanı olarak kullanılır
07İmza alanı tipiyle ekrandan çizim yoluyla imza toplanır — saha tutanakları kağıda dönmeden tamamlanır

Gelen evrak kabulü ve otomatik tasnif

Kâğıt, kargo, KEP, UETS, e-posta ve web başvurusu kanallarından gelen evrağın tek yerden kabulü, metninin okunması ve doğru birime yönlendirilmesi.

01Gelen evrak hangi kanaldan gelirse gelsin tek kabul ekranından kaydedilir: elden, kargo, KEP, UETS, e-posta, web başvurusu ve fiziksel evrak
02Kanala göre zorunlu alanlar değişir: kargoda firma ve takip numarası, KEP'te gönderim kaydı, UETS'te tebligat numarası — eksik kayıt açılmaz
03Aynı e-posta iki kez düşerse ikinci kayıt açılmaz; mükerrer evrak kendiliğinden elenir
04Taranan evrağın içindeki yazı otomatik okunur ve aranabilir hale gelir; aynı dosya ikinci kez yüklenirse tekrar okunmaz
05Yapay zeka evrağı okuyup hangi iş akışına ve hangi birime gitmesi gerektiğini önerir; öneriyi yaparken kurumun kendi iş akışı tanımları ve birim listesi ona verilir — genel bir tahmin değil, sizin teşkilat şemanıza göre öneri üretir
06Öneri bir güven skoruyla gelir ve yönlendirme 4 kademeli kurala bağlıdır: güven %95 ve üzeri, iş akışı da eşleşiyorsa evrak doğrudan akışa bağlanır; güven yüksek ama yalnız birim eşleşiyorsa birimin gelen kutusuna düşer; güven düşükse yine birim gelen kutusuna düşer ama kullanıcı değiştirebilir; hiçbir eşleşme yoksa genel gelen kutusuna gider
07Yapay zekanın önerdiği iş akışı, birim ve güven skoru evrak kaydında kalır — "sistem bunu neden buraya attı" sorusunun cevabı vardır ve önerilerin isabeti sonradan denetlenebilir
08"Birim Tasniflendirme" ve "Genel Tasniflendirme" ekranlarında operatör öneriyi onaylar ya da değiştirir; son söz her zaman insanındır
09Yapay zeka cevap veremezse ya da anlaşılmaz bir sonuç dönerse evrak güvenli biçimde genel gelen kutusuna düşer; hiçbir evrak sessizce kaybolmaz
10Tasniflendirme geçmişi yalnız eklenir: her aşama geçişi, işlemi yapan (kullanıcı ya da sistem), gerekçe ve güven skoruyla kaydedilir, hiçbir satır silinmez
11Bir evrak aynı anda birden çok birime ve birden çok kişiye havale edilebilir; havale edilenlere otomatik bildirim gider
12Kanala göre cevap süresi otomatik hesaplanır — KEP ve UETS için 3 gün, taahhütlü posta için 7 gün, elden teslim için 2 gün; süresi geçen evrak saatlik tarama ile geciken olarak işaretlenir
13Evrak bir iş akışına bağlandığı anda o akış kendiliğinden başlar; ayrıca kimsenin süreç başlatması gerekmez
14Gelen PDF'lerdeki elektronik imzanın doğrulama sonucu evrağın üstünde durur; belgenin durumu Yeni → Sınıflandırılıyor → (Akışa Bağlandı / Birim Gelen Kutusu / Genel Gelen Kutusu) → Yanıtlandı / Gecikti / İptal olarak izlenir

Dosya planı ve saklama yönetimi

Standart Dosya Planının hazır kurulması, saklama sürelerinin ve tasfiye kararlarının maddeye bağlanması.

01Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart Dosya Planı (2005/7, 2024 güncellemesi) her kuruma hazır kurulur — 50'den fazla ana dosya numarası ilk günden listededir, kurulum ikinci kez çalışsa bile çift kayıt oluşmaz
02Dosya planı sınırsız derinlikte ağaç olarak yönetilir: plan, seviye, alt seviye, madde; ekranda ağaç görünümüyle gezilir
03Her madde için saklama süresi 1-100 yıl arasında ya da "sürekli saklanacak" olarak tanımlanır
04Saklama şekli seçilir: Devlet, Kurum, Birim veya Karma; tasfiye kararı da maddeye yazılır — Sürekli Saklama, Devlet Arşivine Devir, Değerlendirmeyle İmha veya İmha
05Standart plan ile kurumun kendi eklediği maddeler ayrı tutulur; her OSB standart planın üstüne kendi maddelerini ekler, plan güncellendiğinde kendi eklediği kaybolmaz
06Belge, saklama süresini bağlı olduğu dosya planı maddesinden devralır; gerektiğinde tek belge için değiştirilebilir ve saklama bitiş tarihi otomatik hesaplanır
07Yıllık dosya açma ve dosya kapatma kayıtları tutulur: dosyayı kim, ne zaman açtı ve kapattı görünür
08Hazır gelen dosya numaraları OSB gerçeğine göre seçilmiştir: Faaliyet İzni/Lisans 970, Yapı Ruhsatı 975, Kazı İzni 980, Atık Yönetimi 920, Çevre Etki Değerlendirme 910, İSG Risk Değerlendirme 905, İhale 405, Sözleşme 410
09Belge sorgularında dosya numarasıyla hızlı filtreleme yapılır; "kazı izni dosyasındaki bütün yazılar" tek seçimle listelenir

Erişim yetkileri, vekâlet ve iz takibi

Belge bazında kimin neye erişebildiğinin tanımlanması, süreli vekâlet devri ve hiç kimsenin silemediği denetim izi.

01Her belge için ayrı erişim listesi tanımlanabilir: kullanıcı, rol veya birim bazında; bir kişi birden çok satırdan yetki alıyorsa yetkiler birleşir
026 ayrı yetki türü ayrı ayrı verilir: Görüntüleme, Düzenleme, Onay, Havale, Silme, Tasfiye
03Erişim beş katmanda denetlenir: kurum ayrımı, rol, birim (ve alt birimleri), belge bazlı liste ve gizlilik derecesi
04Gizli ve Çok Gizli belgeler için açık yetki satırı şarttır; yetkisiz erişim denemesi iz kaydına "reddedildi" olarak yazılır — kimin nereye bakmaya çalıştığı da kayıttadır
05Yetki satırına başlangıç-bitiş tarihi ve gerekçe yazılır; süreli yetki devri sonradan denetlenebilir
06Süreli vekâlet: izin ya da rapor durumunda kişinin görevleri belirtilen tarih aralığında vekiline yönlendirilir, süre bitince yetki kendiliğinden geri döner; vekâletin nedeni de kayda geçer
07İz kayıtları yalnız eklenir — yönetici hesabıyla bile silinemez ve değiştirilemez; bu kısıt uygulamada değil kayıtların tutulduğu en alt katmanda uygulanır, dolayısıyla dolanılamaz
08Her iz kaydında kim (kullanıcı kimliği ve o günkü adı), ne zaman, hangi adresten ve hangi tarayıcıyla, hangi belgede, hangi işlemi yaptığı ve varsa değerin önceki-sonraki hali durur
09İşlem türleri ayrı ayrı kodlanır: Belge Oluştur, Belge Görüntüle, İmza At, Sevk ve benzeri
10Yıllık iz kaydı dışa aktarımı: satır sayısı, dosya ve değişmezlik özetiyle birlikte çevrimdışı saklamaya alınır — devir yükümlülüğü için hazır kanıttır
11İz takibi inceleme ekranı ve ayrı bir denetçi yetkisi vardır: denetçi hiçbir şeyi değiştiremez, yalnızca okur
12Modül genelinde 47 ayrı yetki tanımlıdır — belge, dosya planı, tasfiye, arşiv, yedek, zaman damgası, iz kaydı ve gelen kutusu yetkileri ayrı ayrı verilir; 8 hazır EBYS rolü kuruluşta gelir

Tasfiye, imha komisyonu ve uzun süreli arşiv

Saklama süresi dolan belgelerin komisyon kararıyla imhası, imha tutanağı ve belgenin on yıllar sonra da açılabilmesini güvenceye alan arşiv düzeni.

01Yıllık tasfiye komisyonu kendiliğinden açılır: her yıl 1 Mart sabahı komisyonu olmayan kurumlar için yeni komisyon kaydı oluşturulur ve saklama süresi dolmuş belge sayısı hesaplanır
02Komisyon üyeleri, oturumlar ve belge bazında kararlar sistemde tutulur; oylar Lehte, Aleyhte, Çekimser olarak kaydedilir
03Belge bazlı karar üç sonuçtan biridir: imha, saklamaya devam (yeni bir saklama bitiş tarihi verilerek) veya değerlendirmeyle imha
04İmha tutanağı üretilir: tutanak numarası, tarihi, toplam belge sayısı, PDF çıktısı, değişmezlik özeti ve elektronik belgelerin geri döndürülemez şekilde silinip silinmediği bilgisi
05Uzun süreli arşiv, uluslararası arşiv modeline uygun üç paket tipiyle yürür: teslim paketi, arşiv paketi ve dağıtım paketi; her paketin içindeki dosyaların listesi ve özetleri paketle birlikte saklanır
06Arşiv katmanları: sıcak, soğuk ve sürekli saklama; paketler katmanlar arasında taşınırken kaynak bilgisi korunur
07Paket bütünlüğü tek bir kök özetle mühürlenir ve her ayın özeti bir önceki ayınkine bağlanır; geçmiş bir kaydın sonradan değiştirilmesi zinciri bozar, dışarıdan bir denetçi bunu yeniden hesaplayarak görebilir
08Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devir kaydı tutulur: takip numarası, teslim tarihi, devri yapan kullanıcı ve teslim alındı belgesi
09Eski dosya biçimleri arşivlik biçime otomatik dönüştürülür: saatlik çalışan bir düzen eski Word, Excel ve PowerPoint dosyalarını arşivlik PDF'e çevirir; her dönüşümün öncesi ve sonrası özetlenip kayda geçer — on yıl sonra dosyanın açılamaması riski ortadan kalkar
10Yedekten geri yükleme tatbikatları kayıt altına alınır: tatbikat türü, sonucu, ölçülen veri kaybı ve geri dönüş süresi (dakika), operatör ve doğrulama detayı — çeyreklik tatbikat zorunluluğunun kanıtı ekrandadır
11Arşiv ve yedekleme yönetim ekranları ayrı yetkilerle korunur: paket oluşturma, arşiv yönetimi ve devir başlatma yetkileri ayrı ayrı verilir

Elektronik imza, zaman damgası ve belge doğrulama

Mobil imza ve nitelikli sertifikayla imzalama, zaman damgasının kendiliğinden yenilenmesi ve belgenin dışarıdan girişsiz doğrulanabilmesi.

01Kamuya açık belge doğrulama sayfası: karşı kurum, mahkeme ya da vatandaş giriş yapmadan belgenin gerçekliğini üç yoldan doğrular — kayıt numarası ile doğrulama kodu, QR kod okutma veya belgenin PDF'ini yükleyip karşılaştırma
02İmzalı PDF'in son sayfasına doğrulama altbilgisi otomatik basılır: doğrulama adresi, QR kod, kurum adı ve logosu; altbilgi imzadan önce basıldığı için imza mührü bozulmaz
03Belgeye özel 12 karakterlik doğrulama kodu üretilir; karışıklık yaratan karakterler (I, O, 0, 1) kullanılmaz, telefonda okunan kod yanlış yazılmaz
04Doğrulama sonucunda yalnızca belge konusu, kayıt numarası, kurum adı ve imzalayanın unvanı gösterilir; TC kimlik numarası, telefon gibi kişisel veri hiçbir koşulda gösterilmez
05Doğrulama sayfası adres başına dakikada 60 sorguyla sınırlıdır ve her doğrulama denemesi iz kaydına yazılır
06Mobil imza desteği: Turkcell, Vodafone ve Türk Telekom hatlarıyla imza; her kurum kendi abonelik bilgisini şifreli olarak kendi ayarlarında tutar
07Nitelikli elektronik sertifika sağlayıcıları tek bir düzenden bağlanır — Kamu SM (TÜBİTAK), e-Tuğra, TürkTrust ve diğerleri; imza başlatma, sonuç sorgulama, sertifika zinciri ve sertifikanın iptal edilip edilmediğinin kontrolü hepsinde aynı biçimde çalışır
08Zaman damgası sağlayıcıları da aynı düzenden bağlanır (Kamu SM, e-Güven); her damganın güven ufku (7-10 yıl) ve son geçerlilik tarihi izlenir
09Zaman damgaları kendiliğinden yenilenir: her gece 03:00'te son geçerliliğine 90 günden az kalan damgalar yeniden alınır, eski damga "yenilendi" işaretlenip yenisine bağlanır ve iz kaydı düşülür — on yıl sonra imzanın geçersiz sayılması riski ortadan kalkar
10İmza kararları ayrı ayrı kaydedilir: Paraf, İmza, Onay, Ret, Revize — her karar imzalanan dosyayla birlikte saklanır
11İmza tamamlandığında ilgililere otomatik bildirim gider ve iş akışı bir sonraki adıma geçer; kimse "imzalandı mı" diye sormaz
12Her OSB kendi KEP hesabını, sertifika sağlayıcısını, zaman damgası anlaşmasını ve UETS abone numarasını kendi seçer; hassas bilgiler otomatik şifrelenerek saklanır
13Dışarıdan gelen imzalı belgelerin imzası doğrulanır: imza çözümlenir, sertifika zinciri denetlenir, sertifikanın iptal edilip edilmediği sorgulanır ve zaman damgası incelenir; sonuç belgenin üzerinde durur

Dış sistemlerle resmî yazışma (KEP, UETS, DETSİS, e-Yazışma)

Diğer kamu kurumlarına standarda uygun elektronik yazışma paketi üretimi ve kayıtlı posta ile tebligat trafiğinin tek pencereden izlenmesi.

01Kamu kurumlarıyla yazışma için e-Yazışma Paketi 2.0 üretilir: paketin içinde üst veri dosyası, dosya listesi, orijinal belge ve ekleri bulunur
02Üretilen paket gönderilmeden önce kamu standardına karşı katı biçimde denetlenir; uygun değilse paket hiç üretilmez — bozuk paket karşı kuruma gitmez
03Diğer kurumlardan gelen e-Yazışma paketleri okunur ve içeriği kayda alınır
04KEP gelen kutusu taranır, gönderim yapılır ve teslim durumu sorgulanır; PTT KEP hazır tanımlıdır
05UETS üzerinden elektronik tebligat gönderimi ve gelen tebligatın okunması desteklenir
06DETSİS üzerinden kurum ve birim kodu sorgulanır — gelen KEP'in hangi birime düşeceği bu sorguyla çözülür
07Her KEP gönderiminin kabul evrakı, durumu ve bağlı olduğu belge izlenir; gönderim "Gönderildi" durumuna geçtiğinde belgenin sahiplerine otomatik bildirim gider
08Gelen Kutusu ve Giden Kutusu ekranlarıyla tüm resmî yazışma trafiği tek pencereden izlenir
09Her OSB kendi KEP adresini, UETS abone numarasını ve sağlayıcı bilgilerini kendi ayarlarında tutar; hassas değerler otomatik şifrelenir
10Kamu standardının paket biçim kuralları tek merkezde tutulur; tüm kurumlarda tek doğruluk kaynağı vardır, kimse eski sürümle paket üretemez
11İş akışının "Sevk" adımında gönderim kanalı seçilir: KEP, UETS, e-posta veya elden teslim tutanağı
12Paket gönderme işlemi ayrı bir yetkiye bağlıdır; yazıyı hazırlayan herkes onu kurum dışına gönderemez

Evrak Yönetimi — klasik gelen/giden evrak defteri

Kurum içi evrak kayıt defteri: numaralandırma, birim havalesi, cevap eşleştirmesi ve gecikme hatırlatmaları.

01Gelen ve giden evrak kayıtları evrak numarası ve alt numara ikilisiyle tutulur; aynı numaranın ikinci kez verilmesi hem ekranda hem kayıt katmanında engellenir
02Gelen evrakta gönderen, belge tarihi, geliş tarihi, evrak türü, dağıtım türü, önem derecesi, ekler ve kapanış belgesi kaydedilir
03Giden evrakta alıcı, gönderim tarihi, konu, açıklama, ekler ve kapanış belgesi kaydedilir
04Gelen ve giden evrak birbirine bağlanır: bir gelen yazıya birden çok cevap yazılabilir, bir cevap birden çok gelen yazıyı karşılayabilir
05Aynı evrak birden çok birime, adrese ve kullanıcıya paralel havale edilir
06Evrak Panosu: bekleyen, geciken ve cevaplanan evrak dağılımı tek bakışta görünür
07Yardımcı listeler ayrı ayrı yönetilir: Birimler, Adresler, Evrak Türleri, Dağıtım Türleri, Önem Dereceleri
08Her sabah 09:30'da yanıtlanmamış evraklar için sorumlu birim ve kişilere e-posta ve SMS hatırlatması gider; aynı gün içinde ikinci kez gönderilmez
09Evraklar kaydedildiği anda aramada görünür hale gelir; evrak numarası ve gönderen adı üzerinden yapılan aramada ilgili kayıtlar öne çıkar
10Aradığınız kelime evrakta birebir geçmese bile, kastettiğiniz konuyla ilgili kayıtlar bulunur
11Eski şube yapısından güncel birim yapısına geçiş kademelidir: her şube için otomatik birim karşılığı oluşturulur, geçmiş kayıtlar kaybolmaz
12EBYS ile köprü: KEP'ten gelen evrak bir EBYS iş akışını başlatabilir, EBYS'in sevk çıktısı da giden evrak olarak deftere düşer

Entegrasyonlar

KEP — Kayıtlı Elektronik Posta (PTT KEP ve diğer sağlayıcılar)
UETS — Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi
DETSİS — Devlet Teşkilatı Merkezî Kayıt Sistemi
MERSİS
CBDDO e-Yazışma Paketi 2.0
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü — Standart Dosya Planı ve arşiv devir işlemleri
Kamu SM (TÜBİTAK), e-Tuğra, TürkTrust — nitelikli elektronik sertifika
Kamu SM ve e-Güven — zaman damgası
Turkcell, Vodafone, Türk Telekom — mobil imza
Sertifika iptal durumu sorgulanan doğrulama sağlayıcıları
E-posta ve SMS gönderim sağlayıcısı

Mevzuat ve standartlar

TSE 13298:2015 Md.4 (Dosya Planı Yönetimi)
TSE 13298:2015 Md.5 (Belge Üst Verileri)
TSE 13298:2015 Md.6 (Belge Kayıt ve Numara Verme)
TSE 13298:2015 Md.6.7 (İz Takibi)
TSE 13298:2015 §6.4 (Doğrulama)
TSE 13298:2015 Md.7 (Arşivleme ve Saklama)
TSE 13298:2015 Md.8 (Yetkilendirme ve Erişim)
TSE 13298:2015 Md.9 (Felaket Kurtarma)
TSE 13298:2015 Md.9-10 (Saklama)
TSE 13298:2015 Md.14 (Aktarım)
TSE 13298:2015 "Belge Kabul" gereksinimi ve Wave 3 sınıflandırma akışı
TSE 13298:2015 (iş akışı ve onay zinciri gereksinimleri)
4562 sayılı OSB Kanunu (kurum kimliği kararı)
DAGM Standart Dosya Planı 2005/7 — 2024 güncellemesi (v.4)
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (iz takibi uyumu)
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik md.30 (tatbikat)
6698 sayılı KVKK
6698 sayılı KVKK Md.5/3 (amaçla sınırlılık)
ISO 14721 (OAIS referans modeli)
ISO 27001
ISO 9001 (DÖF / iç tetkik süreçleri)
PDF/A arşivlik format standardı
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu (Md.5 eşdeğerlik, Md.9 tarafsız ESHS, Md.10 sertifika geçerliliği)
ETSI EN 319 142 (PAdES B-B / B-T / B-LT / B-LTA profilleri)
RFC 3161 (Zaman Damgası)
CBDDO e-Yazışma Paketi 2.0
KEP başvuru tebliği ("Diğer Tüzel Kişi" kategorisi)

Birlikte çalıştığı modüller

Bu modülü kendi verinizle görün.

Demo talep edin