ModüllerKurumsal & Katılımcı

İdari İşler

Kurum içi işleyiş: taşıt filosu, toplantı salonu, ziyaretçi kaydı, eğitim ve randevu takvimi.

Günlük işleyişte ne değişir

Muayene, kasko ve sigorta bitiş tarihleri sorumlusuna kendiliğinden hatırlatılır; ceza ve teminatsız gün riski ortadan kalkar
Salon çakışması kaydın kendisinde engellendiği için "burayı biz ayırtmıştık" tartışması yaşanmaz
Aracın kuruma yıllık maliyeti (bakım, lastik, sigorta, onarım, muayene) tek ekranda toplanır; filo yenileme kararı rakamla verilir
Kapıdaki ziyaretçi defteri aranabilir kayda dönüşür; mesai sonunda içeride kalan ziyaretçi görülür
Dış paydaşa randevu vermek için telefon trafiği bitiyor; kişi bağlantıdan boş saati kendisi seçiyor, onay sizde kalıyor

Neden var

İdari işler kalemleri tek tek küçüktür: hangi aracın muayenesi ne zaman, salon o saatte boş mu, dün gelen ziyaretçi kime gelmişti, kaskonun bitişine kaç gün kaldı, geçen ay hangi eğitim yapıldı. Her biri ayrı bir defterde, ayrı bir dosyada veya birinin kafasında durur.

Toplamı ise ciddi bir zaman ve para kalemidir. Kaçırılan muayene ceza, geciken kasko yenilemesi taşınmamış risk, bulunamayan ziyaretçi kaydı ise denetimde açık demektir. İki birimin aynı salonu aynı saate ayırması ise gündelik ama tekrar eden bir sürtüşme sebebidir.

Bu modül hepsini aynı sistemde ve aynı yetki düzeninde toplar. Yaklaşan tarihler için hatırlatma da ayrı bir program değil, sistemin kendi hatırlatma düzeninden gelir; muayene tarihi yaklaşınca sorumlusuna kendiliğinden haber gider.

Neler yapabilirsiniz

Aşağıdakiler sistemde gerçekten bulunan işlevlerdir; her biri bir ekrana ya da bir işleme karşılık gelir.

Taşıt filosu ve araç takibi

OSB hizmet araçlarının envanterinden muayene, bakım, sigorta, lastik ve kaza kayıtlarına kadar tüm filo yaşam döngüsü.

01Taşıt envanteri: plaka, marka, model, model yılı, renk, şasi ve motor numarası, araç tipi, yakıt tipi, kullanım amacı, ediniliş tarihi ve maliyeti, güncel kilometre
02Zimmetli sürücü ataması; aracın kimde olduğu belirsiz kalmaz
03Araç fotoğrafları ve ruhsat belgesi dosya olarak kaydın içinde durur; klasör aramaya gerek kalmaz
04Anlık konum: araçların canlı konumu harita üzerinde görülür — hangi araç nerede, sahada mı serviste mi
05Trafik muayeneleri: muayene tarihi ve bir sonraki muayene tarihi, muayene kuruluşu, istasyon kodu, rapor numarası, kilometre, sonuç ve maliyet, belge ekleriyle birlikte
06Periyodik bakımlar: bakım türü, tarih, kilometre, bir sonraki bakım tarihi ve kilometresi, bakımı yapan firma, yapılan işlemler, işçilik / parça / toplam maliyet ve fatura ekleri
07Arıza takibi: arıza tarihi, açıklaması, durumu, kilometre, çözüm notu, onarım maliyeti ve arıza fotoğrafları
08Sigorta ve kasko: poliçe türü, sigorta şirketi, poliçe numarası, başlangıç ve bitiş tarihleri, prim ve teminat tutarı, poliçe belgesi — bitiş tarihleri hatırlatmaya girdi olur, poliçe süresi sessizce dolmaz
09Lastik değişimleri: sezon (yaz/kış), marka, ebat (örneğin 205/55R16), sıfır mı kullanılmış mı, kilometre, maliyet, işlemi yapan firma ve fatura
10Kaza kayıtları: kaza tarihi, yeri ve koordinatı, ağırlık derecesi, sürücü, yaralı ve ölü sayısı, polis tutanak numarası ve açıklama
11Araç giriş-çıkış kaydı: kapıdan geçen filo aracı ya da serbest yazılan plaka, sürücü, kilometre, yön (giriş/çıkış) ve kaydın kaynağı (elle giriş, plaka tanıma veya kart eşleştirme)
12Tüm filo maliyetleri araç bazında toplanır: bakım, lastik, sigorta, onarım ve muayene bir arada — hangi aracın kuruma kaça mal olduğu görülür

Toplantı salonu ve toplantı duyurusu

Salon rezervasyonunda çakışmanın sistemce engellendiği, davetli ve gündemin kayıtta durduğu toplantı düzeni.

01Toplantı salonu tanımı: kapasite, konum (oda ve kat), donanım listesi, projeksiyon / video konferans / beyaz tahta işaretleri, salon fotoğrafları ve aktiflik durumu
02Salon rezervasyonu talep edilir; aynı salon için aynı saat aralığına ikinci rezervasyon sistem tarafından kabul edilmez — çakışma ekranda değil kaydın kendisinde engellenir
03Rezervasyon yaşam döngüsü: talep → onay veya ret → iptal ya da tamamlandı; onaylayan kişi ve onay zamanı kayıtta durur
04Rezervasyona başlık, açıklama, talep eden kişi ve katılımcı listesi bağlanır; ilgili toplantı duyurusuyla ilişkilendirilebilir
05Toplantı duyurusu: gündem metni, toplantı tarihi ve süresi, salon ya da dış lokasyon (harita bağlantısıyla) ve varsa çevrimiçi toplantı bağlantısı
06Duyuruya üç tür davetli eklenir: kurum personeli, OSB katılımcıları ve kurum dışı kişiler (ad, kurum, e-posta, telefon, unvan) — meslek komitesi ve müteşebbis heyet toplantıları da aynı düzende yürür
07Duyuruya gündem eki, sunum ya da karar taslağı gibi dosyalar eklenir; katılımcılar toplantıya belgeleri okumuş gelir

Ziyaretçi kaydı ve kapı kabulü

Kapıda tutulan ziyaretçi defterinin aranabilir, yetkilendirilmiş ve anlık durumu görülebilir hale gelmesi.

01Ziyaretçi giriş kaydı: ad soyad, geldiği firma veya kurum, aracıyla geldiyse plaka, kimlik / belge numarası
02Ziyaret edilen kişi sistemdeki personel listesinden seçilir; listede olmayan biri ise serbest metin olarak yazılır
03Anlık durum takibi: ziyaretçi "içeride" mi yoksa "çıkış yaptı" mı — giriş ve çıkış saatleriyle birlikte. Mesai sonunda içeride kalan varsa görülür
04Kimlik ve belge numarası kişisel veri olarak işaretlidir; sistem günlüklerine yazılmaz
05Ziyaretçi kayıtları ayrı okuma yetkisiyle korunur; güvenlik personeli ile idari personelin göreceği alanlar ayrıştırılabilir
06Araç giriş-çıkış kayıtlarıyla birlikte kapı operasyonunun tamamı tek yerde toplanır; "o gün kimler girdi" sorusu tek sorguyla cevaplanır
07Geçmiş ziyaret kayıtları tarih, firma ve ziyaret edilen kişiye göre aranır; olay incelemesinde defter karıştırılmaz

Kişisel takvim, randevu ve dış paydaş randevu bağlantısı

Personelin kendi takvimi, telefonuna aboneliği ve dış paydaşın giriş yapmadan randevu alabildiği bağlantı düzeni.

01Takvimim ekranı: kişi kendi işlerini ekler, düzenler, siler — başlık, açıklama, başlangıç ve bitiş, tüm gün seçeneği, yer ve renk kategorisi
02Olay için hatırlatma zamanı verilir; hatırlatma e-postası veya SMS'i bir kez gider, mükerrer hatırlatma olmaz
03Toplantı yüz yüze ya da çevrimiçi işaretlenir; çevrimiçi seçilirse katılım bağlantısı olayla birlikte saklanır, toplantı saatinde bağlantı aranmaz
04Takvim, kişinin kendi telefonuna ve bilgisayarına salt okunur olarak abone edilebilir — Outlook, iPhone Takvim ve Android Takvim uygulamalarında görünür
05Kişi "iPhone takvimim", "ofis bilgisayarım" gibi etiketli birden çok abonelik oluşturur; her birinin son erişim zamanı ve erişim sayısı görülür, kaybolan cihazın aboneliği tek tıkla iptal edilir
06Randevu bağlantısı: dış paydaşa gönderilen süreli ve istenirse tek kullanımlık bir bağlantı. Kişi giriş yapmadan boş saatleri görür ve seçer; dolu saatlerin detayı gösterilmez, yalnız "Dolu" yazar
07Boş saat kuralları randevuyu veren kişinin elindedir: görüşme süresi (15 / 30 / 45 / 60 dakika), randevular arası tampon süre, günlük çalışma saatleri, hangi günlere randevu verileceği, geçerlilik aralığı ve bağlantının son kullanma tarihi
08Onay akışı: bağlantıdan gelen randevu "onay bekliyor" durumunda başlar; ev sahibi onaylar, gerekçesiyle reddeder ya da yeni bir tarih önerir. Konuk bu öneriyi kabul veya reddedebilir
09Konuğa gönderilen bağlantı ile giriş yapmadan "katılacağım" veya "iptal" yanıtı verilebilir; yanıt saatiyle birlikte kaydedilir
10Konuk bilgileri (ad, e-posta, telefon, not) randevunun içinde durur; randevu bir gün öncesinden kendiliğinden hatırlatılır
11Ana sayfadaki "Bugünkü Randevular" alanı ile günün programı sisteme girer girmez görülür

Eğitim kayıtları ve yetkinlik

Kurum içi ve dışı eğitimlerin katılımcı, materyal ve sertifikasıyla birlikte kayda geçmesi.

01Eğitim kaydı dört türde tutulur: kurum içi, kurum dışı, çevrimiçi ve sertifikalı
02Her eğitimde konu, eğitmen, yer, başlangıç ve bitiş, saat cinsinden süre ve tamamlanma durumu yer alır
03Katılımcılar personel listesinden seçilir; kimin hangi eğitimi aldığı kişi bazında birikir
04Eğitim materyalleri, yoklama formu ve sertifika dosyası kaydın ekine konur — denetimde "eğitimi yaptık" demek yetmez, belgesi istenir ve burada durur
05Kalite yönetimi kullanılıyorsa eğitim, ISO 9001 yetkinlik maddesi kapsamındaki bir eğitim tanımına bağlanır; eğitim tamamlandığında her katılımcı için yetkinlik kaydı üretilir ve beceri envanteri güncellenir
06Hangi ISO maddesine karşılık geldiği alan olarak tutulur; denetçinin "bu eğitim hangi şartın karşılığı" sorusunun cevabı kayıtta yazılıdır
07Ana sayfadaki "Eğitimlerim" alanı ile personel kendi eğitim takvimini ve tamamladığı eğitimleri kendisi izler

Entegrasyonlar

Seyirmobil araç takip sistemi (canlı araç konumu)
TÜVTÜRK ve diğer muayene istasyonları (rapor numarası, istasyon kodu alanları)
Outlook, iPhone Takvim, Android Takvim (takvim aboneliği)
Zoom, Google Meet, Microsoft Teams (çevrimiçi toplantı bağlantısı)
SMS ve e-posta sağlayıcıları (randevu ve süre hatırlatmaları)

Mevzuat ve standartlar

ISO 9001:2015 §7.2 Yetkinlik (eğitim kaydı ile yetkinlik envanterinin bağlanması)
6698 sayılı KVKK — ziyaretçi kimlik numarası kişisel veri olarak işaretli, sistem günlüklerine yazılmaz
RFC 5545 (iCalendar) takvim veri değişim standardı

Birlikte çalıştığı modüller

Bu modülü kendi verinizle görün.

Demo talep edin