ModüllerKurumsal & Katılımcı

Bildirim & Hatırlatma

Dört kanaldan bildirim ve kod bilmeden, ekrandan kurulan hatırlatma kuralları.

Günlük işleyişte ne değişir

Süresi dolan izin, biten sözleşme ve yaklaşan muayene için kimse takvim tutmaz; hatırlatma sorumlusuna kendiliğinden gider
Yeni bir hatırlatma ihtiyacı doğduğunda yazılım firmasına talep açılmaz, birim kendi kuralını ekrandan kurar
Gece yarısı ve bayram günü personele bildirim gitmez; kural tatilde duraklar, dönüşte kendiliğinden devam eder
Aynı konuda elli ayrı mail yerine tek bir özet mail gelir; gelen kutusu bildirim çöplüğüne dönüşmez
SMS ve e-posta kullanımı panelden izlenir; fatura ay sonunda sürpriz olmaktan çıkar

Neden var

Bir yönetim sisteminin değeri, zamanında hatırlatabildiği kadardır. Deşarj izninin bitişi, hakedişin onayı, aracın muayenesi, numune takvimi, sözleşme yenilemesi, ilanın süresi — hepsi bir tarihe bağlıdır ve her birinin kaçırılma bedeli vardır. Bu bedel çoğu zaman yazılımın eksikliğinden değil, kimsenin o tarihi hatırlamamasından doğar.

Klasik yazılımlarda hatırlatma istemek bir geliştirme talebidir: yazılımcıya söylenir, sıraya girer, aylar sonra gelir. Burada hatırlatma kuralını personelin kendisi kurar. Hangi kayıtlar için, hangi koşulda, hangi gün ve saatte, kime — hepsi ekrandan seçilir. Sisteme yeni bir modül eklendiğinde o modülün kayıtları da hatırlatma kurulabilir hale kendiliğinden gelir.

Gönderimin kontrolü kurumda kalır: mesai dışına bildirim gitmez, bayramda kural duraklatılır, kişi başına günlük bildirim adedi sınırlanır, hatalı kurulmuş bir kural binlerce mesaj gönderemez. SMS faturasının nereden geldiği belirsiz kalmaz.

Neler yapabilirsiniz

Aşağıdakiler sistemde gerçekten bulunan işlevlerdir; her biri bir ekrana ya da bir işleme karşılık gelir.

Bildirim kanalları ve sağlayıcılar

Dört kanaldan gönderim ve kurumun kendi SMS/e-posta sağlayıcısını seçebilmesi.

01Dört bildirim kanalı: e-posta, SMS, uygulama içi bildirim ve telefona anlık bildirim
027 SMS sağlayıcısı hazır tanımlıdır: NetGSM, İletiMerkezi, Mutlucell, Posta Güvercini, Vodafone, Twilio, MessageBird — kurum hangisiyle sözleşmeliyse ekrandan seçer ve bilgilerini girer
03E-posta iki yoldan gider: Lenore'un hazır e-posta gönderimi ya da kurumun kendi e-posta sunucusu
04Aynı anda birden çok sağlayıcı tanımlanabilir; biri varsayılan işaretlenir, sağlayıcı değiştirmek yazılım değişikliği gerektirmez
05Telefona anlık bildirim, kişinin kayıtlı tüm cihazlarına gider — hem telefonuna hem tabletine
06Uygulama içi bildirim ekranı yenilemeye gerek kalmadan anında düşer
07Bildirimler bir gönderim sırasına alınır; gönderim tarafı geçici olarak durursa mesajlar kaybolmaz, sistem geri geldiğinde gönderilir
08Gönderim kapasitesi ihtiyaca göre artırılabilir; yoğun dönemde bildirimlerin sıraya takılması diye bir sorun oluşmaz
09Bildirim adresi (e-posta / telefon) ve içerik kişisel veri olarak işaretlidir; saklama ve imha kuralı tanımlıdır

Hazır metinler ve gönderim takibi

91 hazır bildirim metni, kurumun kendi metnini yazabilmesi ve her gönderimin akıbetinin görülmesi.

0191 hazır bildirim metni kurulumla birlikte gelir: saha olayı, katılımcı şikayeti, evrak ve imza görevi, veri sahibi başvurusu, işe alım, sayaç arıza ve kaçak alarmı, randevu, satın alma, katılımcı ilişkileri, proje ve daha fazlası
02Metinler kurum tarafından değiştirilir; imza, hitap ve üslup OSB'nin kendi diliyle yazılır
03Her kanal için ayrı metin yazılır: e-postanın konusu ve gövdesi, SMS'in kısa hali, uygulama içi ve anlık bildirimin başlığı ve gövdesi — SMS'e 800 karakterlik e-posta metni gitmez
04Metnin içine kaydın kendi bilgileri yerleştirilir (tesis adı, tutar, son tarih); "bir kaydınız var" değil, "Şubat aidatınızın son ödeme günü 28.02" yazar
05Koşullu metin: alan boşsa o satır hiç görünmez; gecikmişse farklı cümle çıkar
06Gönderen adı metin bazında değiştirilebilir — mali bildirimler mali işlerden, çevre bildirimleri çevre biriminden geliyormuş gibi görünür
07Her gönderimin akıbeti kayıtlıdır: Beklemede, Gönderildi, Başarısız, Okundu; sağlayıcının verdiği işlem numarası ve okunma zamanı da tutulur
08"Bildirim gitmedi" iddiası tartışma konusu olmaktan çıkar; gönderim kaydı ve sonucu ekranda durur

Kendi hatırlatma kuralınızı kurmak

Yazılımcı olmadan, ekrandan koşul-zaman-alıcı seçerek kurulan hatırlatma kuralları.

01Hatırlatma kuralı ekrandan kurulur: önce hangi kayıt tipi (aidat, ruhsat, hakediş, numune, muayene, ilan) seçilir
02Koşul görsel olarak kurulur: alan seçilir, karşılaştırma seçilir, değer yazılır — "son ödeme tarihi 7 gün içindeyse ve durumu ödenmemişse" gibi. İleri kullanıcılar isterse koşulu doğrudan ifade olarak da yazabilir
03Sisteme sonradan eklenen her modülün kayıtları hatırlatma kurucusunda kendiliğinden görünür; yeni modül için ayrıca geliştirme istenmez
04Zamanlama takvimden verilir, dakika hassasiyetindedir: "her gün 09:00", "her ayın 1'i", "her pazartesi 08:30"
05Sessiz saat aralığı: belirlenen saatlerin dışına bildirim gönderilmez, personel gece yarısı SMS almaz
06Gün seçimi: yalnız hafta içi, tüm günler veya seçtiğiniz tekil günler
07Bayram ve tatil duraklatması: kural belirlediğiniz tarihe kadar askıya alınır, süre dolunca kendiliğinden çalışmaya devam eder
08Tekrar biçimi üç türlüdür: tek sefer, tekrarlayan (varsayılan 30 günlük pencerede aynı kayıt için bir kez) veya koşul sürdükçe sürekli
09Toplu bildirim: eşleşen tüm kayıtlar tek bir e-postada liste halinde gönderilebilir — 50 ayrı mail yerine 1 özet mail
10Kanal önceliği: ya tüm etkin kanallardan gönderilir ya da "ilk uygun kanal" seçilir (önce e-posta, olmazsa SMS, olmazsa uygulama içi, olmazsa anlık bildirim) — SMS faturasını kontrol altında tutar
11Alıcı üç şekilde belirlenir: belirli kişiler, bir rol (örneğin tüm çevre mühendisleri) veya bir organizasyon birimi; birim seçilirse altındaki birimler de kapsanabilir
12Kişi başına günlük bildirim tavanı: bir kişiye günde en fazla kaç bildirim gideceği sınırlanır
13Bir çalıştırmada işlenecek kayıt sayısına da tavan konur (varsayılan 1.000); yanlış kurulmuş bir kural sistemi kilitleyemez, faturayı şişiremez
14Her tetiklenme kayda geçer; hangi kural, hangi kayıt için, ne zaman çalıştı geriye dönük görülür
15Birden fazla sunucu çalışsa bile aynı hatırlatma iki kez gönderilmez

Kutudan çıktığı gibi çalışan hazır hatırlatıcılar

Kurulum sonrası ilk günden itibaren, kural kurmaya gerek olmadan çalışan hazır hatırlatma ve otomatik iş üretimi.

01Gelen evrak hatırlatıcısı: her gün 09:30'da, cevap bekleyen gelen evrakların sorumlularına e-posta ve SMS gider; gün başına tek kez, kişiyi bunaltmadan
02Evrak görev hatırlatıcısı: her gün 08:00'de, son tarihi 24 saat içinde dolacak ve süresi geçmiş iş akışı görevleri atandığı kişilere hatırlatılır
03Kayıt defteri yıllık açılışı: yıl dönümünde o yılın kayıt defteri satırı kendiliğinden açılır — kimse elle açmasa da evrak akışı takılmaz
04Randevu ve rezervasyon hatırlatıcısı: onaylanmış randevular 24 saat öncesinden e-posta ve SMS ile hatırlatılır; aynı randevu için ikinci hatırlatma gönderilmez
05Önleyici bakım üretimi: vadesi gelen bakım planlarından saatlik olarak iş emri açılır — bakım atlanamaz
06Proje ve hakediş hatırlatıcısı: onay bekleyen hakedişler, 7 gün içinde bitecek sözleşmeler ve 3 gün içinde teslim edilmesi gereken tamamlanmamış iş kalemleri her gün 08:00'de bildirilir
07Yolsuzlukla mücadele durum tespiti hatırlatıcısı: yeniden değerlendirme zamanı yaklaşan veya gecikmiş kayıtlar günde iki kez taranır, ön süre kurumca ayarlanır
08Toplantı tutanağı hatırlatıcısı: tamamlanmış ama tutanağı yazılmamış toplantılar her gün 09:00'da yazmanına hatırlatılır; tutanak işlenene kadar hatırlatma sürer
09Zorunlu anket hatırlatıcısı: zorunlu iç anketlerde henüz cevap vermemiş personele saatlik tarama ile hatırlatma gider
10İşe alım zamanlayıcısı: 15 dakikada bir ilan süresi dolumu, süre dolum uyarısı, aday havuzu rıza yenilemesi, rızası biten adayın özgeçmişinin imhası ve yerleştirme geri bildirim istekleri işlenir
11Veri saklama zamanlayıcısı: dakikada bir vadesi gelen saklama ve imha kuralları çalıştırılır; yaklaşan yasal süreler ayrıca yukarı doğru bildirilir
12Belge tasfiyesi ve zaman damgası yenilemesi: saklama süresi dolan belgelerin tasfiye süreci ve belgelerin zaman damgalarının yenilenmesi kendiliğinden yürür
13Eski belge dönüşümü: eskimeye yüz tutmuş eski sürüm ofis dosyaları saatlik taranıp uzun süreli arşiv biçimine çevrilir; dönüşüm öncesi ve sonrası belge bütünlüğü doğrulanır
14Aylık rapor e-postası, muhasebe gerçekleşme aktarımı, hizmet faturası dışa aktarımı, döviz kuru güncellemesi ve sayaç okuma gibi periyodik işler de aynı düzende, kimse başlatmadan çalışır
15Tüm bu işler birden fazla sunucuda da çalışsa aynı e-posta veya SMS iki kez gönderilmez
16Her OSB kendi kapsamında işlenir; bir kurumdaki hata diğer kurumların hatırlatmalarını durdurmaz

Panel, gelen kutusu ve maliyet kontrolü

Gönderim hacminin, sağlayıcı durumunun ve kotanın tek ekrandan izlenmesi.

01Bildirim yöneticisi paneli: anlık durum, sağlayıcıların çalışıp çalışmadığı, son 30 günün kanal bazlı istatistiği ve son 7 günün günlük hacmi
02Aylık SMS ve e-posta kotasının ne kadarının kullanıldığı panelde görünür; ay ortasında kota bitmesi sürpriz olmaz
03Hatırlatma paneli: kaç kural tanımlı, kaç tetiklenme başarılı, kaç tanesi başarısız ve son hareketler
04Başarısız gönderimler ayrıca listelenir; yanlış telefon numarası ve dolmuş posta kutusu gibi sorunlar görünür hale gelir
05Kişisel gelen kutusu: uygulama içi bildirimler kişinin kendi merkezinde toplanır, okunan ve okunmayan ayrılır
06Bildirime tıklandığında doğrudan ilgili kayda gidilir — kayıt aranmaz, bildirim kaydın kendisini açar
07Kanal önceliği ve günlük tavan ayarlarıyla SMS maliyeti kurum tarafından bilinçli belirlenir, kullanım sonrası fark edilmez

Entegrasyonlar

NetGSM, İletiMerkezi, Mutlucell, Posta Güvercini, Vodafone, Twilio, MessageBird (SMS gönderimi)
Kurumun kendi e-posta sunucusu veya Lenore e-posta gönderim servisi
Muhasebe programı (gerçekleşme aktarımı ve hizmet faturası dışa aktarımı gibi periyodik işler)
Zaman damgası sağlayıcıları (belge zaman damgalarının otomatik yenilenmesi)

Mevzuat ve standartlar

KVKK / 6698 (bildirim adresi ve içeriğinin kişisel veri olarak işaretlenmesi, saklama ve imha modu)
TS 13298 (belge saklama, tasfiye, format göçü, zaman damgası yenileme)
ISO 37001 Madde 8.2 (durum tespiti — yeniden değerlendirme hatırlatması)
ISO 9001 (önleyici bakım ve anket süreçleri)

Birlikte çalıştığı modüller

Bu modülü kendi verinizle görün.

Demo talep edin