Eski Arşiv
Yıllar içinde birikmiş kağıt ve dijital arşivin taranıp aranabilir hale getirilmesi ve otuz yılı aşan sürelerde okunabilir kalmasının güvence altına alınması.
Günlük işleyişte ne değişir
- Geçmişe ait bir yazışma sorulduğunda arşiv odasına inilmez; arama kutusuna yazılır ve belge saniyeler içinde ekrana gelir.
- Taranan belgeler yükleme sırasında okunduğu için, arşiv görevlisinin her belgeye tek tek özet yazması gerekmez.
- Tesis dosyası açıldığında o tesise ait eski yazışmalar da aynı ekranda görünür; iki ayrı yerde arama yapılmaz.
- Saklama süresi dolan belgeler kendiliğinden ilgili katmana düşer; hangi klasörün ne zaman devredileceği kimsenin hafızasına kalmaz.
- Denetimde "bu belgeye sonradan dokunulmadığını nasıl biliyorsunuz" sorusuna, aylık mühür zinciri gösterilerek cevap verilir.
Neden var
Elektronik belge yönetimine geçen her kurumun elinde geçmişten kalan bir arşiv vardır: klasörler, dolaplar, bazen ayrı bir oda. Bu arşiv aranamadığı için pratikte yok sayılır; bir tahsis yazışması ya da otuz yıl önceki bir kanal bağlantı izni gerektiğinde bulunması günler alır, çoğu zaman da bulunamaz.
Bu modül o yığını sisteme alır. Taranmış belgeler toplu olarak yüklenir, içindeki yazı otomatik okunup metne çevrilir ve belge artık başlığıyla değil içeriğiyle de aranır hale gelir. Eski kağıt arşiv, bugünün elektronik belge çıktıları ve dış sistemlerden gelen belgeler tek listede birleşir — arayan kişinin belgenin hangi dönemden geldiğini bilmesi gerekmez.
Arama iki yoldan birden çalışır: aradığınız kelime belgede birebir geçiyorsa kelime araması bulur; "şu firmanın kanal bağlantısıyla ilgili eski yazışmalar" gibi cümle kurduğunuzda ise kastettiğiniz konuyla ilgili kayıtlar getirilir. İkinci yol bir sorun yaşarsa arama sessizce kelime aramasına düşer, kullanıcı boş ekranla karşılaşmaz.
Modül aynı zamanda belgelerin uzun vadede ne olacağını da çözer: hangi belgenin ne kadar saklanacağı, hangi katmana geçeceği ve otuz yıl sonra hâlâ açılıp açılamayacağı önceden kurala bağlanmıştır.
Neler yapabilirsiniz
Aşağıdakiler sistemde gerçekten bulunan işlevlerdir; her biri bir ekrana ya da bir işleme karşılık gelir.
Arşivin sisteme alınması ve düzenlenmesi
Taranmış belgelerin toplu yüklenmesi, klasör yapısının korunması ve her belge türüne kurumun kendi bilgi alanlarının tanımlanması.
- 01Toplu içe aktarım: taranmış belgelerin tamamı tek bir sıkıştırılmış dosyayla (ZIP) yüklenir; istenirse hangi dosyanın hangi kayda ait olduğunu söyleyen bir eşleme tablosu (CSV) eklenir. Yükleme sırasında toplam, işlenen ve hatalı sayıları canlı izlenir, işlem yarıda kalırsa nerede kaldığı bellidir.
- 02Fiziksel klasör düzenini birebir yansıtan ağaç yapısı: dolaptaki klasör sırası ekranda aynı biçimde görünür, arşiv görevlisi alışkanlığını değiştirmeden çalışır.
- 03Taranan her belgedeki yazı otomatik olarak okunup metne çevrilir; okuma bittiğinde belge aynı anda arama listesine de girer. Belgenin dosyası değişirse eski metin temizlenir, eski içerikle yeni belge karışmaz.
- 04Her OSB kendi bilgi alanlarını tanımlar (örneğin ada, parsel, firma, sözleşme numarası) ve hangi belge türünde hangi alanların çıkacağını ekrandan belirler — kurulumda gelen sabit bir forma mahkûm kalınmaz.
- 05Belge türü kataloğu ve etiket yönetimi: her belge türü DAGM dosya numarasıyla ve saklama yılıyla ilişkilendirilir, böylece belge daha alınırken ne kadar saklanacağı bellidir.
- 06Esnek bağlama: bir arşiv belgesi tesise, parsele, hissedara veya CRM'deki bir kişiye bağlanabilir. Bağlanan belge o kaydın ekranında da görünür; tesis dosyası açıldığında geçmiş yazışma da oradadır.
- 07Eski kayıtlar için mahalle / ada / parsel serbest metniyle eşleştirme yapılabilir — kayıt sistemde tanımlı bir parsele karşılık gelmese bile arşiv belgesi yerini bulur.
- 08Bugünün elektronik belge sisteminden gelen satırlar arşiv listesinde ayrıca kopyalanmaz; satırın üzerine tıklandığında doğrudan ilgili iş akışı sayfasına gidilir, tek belgenin iki ayrı gerçeği olmaz.
- 09Belge tarihi, belge türü, klasör, kaynağı ve arşivlenme durumuna göre hızlı filtreleme; on binlerce kayıtta bile liste beklemeden gelir.
Arama ve bulma
Kelime araması ile konu bazlı aramanın birlikte çalıştığı, OSB'nin arama alışkanlığına göre ayarlanmış sonuç sıralaması.
- 01Tek arama kutusu: eski kağıt arşiv, bugünün elektronik belgeleri ve dış sistemlerden alınanlar aynı anda taranır, kullanıcı belgenin kaynağını bilmek zorunda kalmaz.
- 02Kelime araması belgenin başlığında, taranan metninin içinde ve mahalle bilgisinde birden çalışır — belgeyi adıyla değil içinde geçen bir ifadeyle de bulabilirsiniz.
- 03Cümle kurarak veya soru sorarak arandığında sistem konu bazlı aramaya geçer ve aradığınız kelime birebir geçmese bile kastettiğiniz konuyla ilgili belgeleri getirir.
- 04Konu bazlı arama bir sorun yaşarsa arama kendiliğinden kelime aramasına döner; kullanıcı hata ekranı görmez, sonuç yine gelir.
- 05Sonuç sıralaması OSB'nin arama alışkanlığına göre ayarlanmıştır: başlıkta geçen ifade en ağır, ardından belge metni, mahalle ve dosya numarası gelir. Aranan şey genellikle ilk birkaç satırdadır.
- 06Arama sonucundan belgeye tek tıkla gidilir; belge tesise veya parsele bağlıysa oradan ilgili kayda da geçilir.
- 07Otuz yıl önceki bir yazışma saniyeler içinde bulunur; arşiv odasına inmek, klasör sırtı okumak ve fotokopi çekmek gerekmez.
Uzun süreli saklama ve değişmezlik kanıtı
Belgelerin otuz yıl ve sonrasında hâlâ açılabilir ve değişmemiş olduğunu kanıtlayan üç katmanlı arşiv düzeni.
- 01Üç katmanlı arşiv yapısı: Birim Arşivi (1-5 yıl, aktif dosyalar), Kurum Arşivi (5-30 yıl, orta süreli) ve Devlet Arşivi (30+ yıl, DAGM'ye aktarım). Belge saklama süresi dolduğunda bir sonraki katmana kendiliğinden geçer.
- 02Uluslararası arşiv modeline (ISO 14721 / OAIS) uygun olarak belgeler üç ayrı paket biçiminde işlenir: arşive gönderim paketi, saklama paketi ve dışarıya yayım paketi. Arşive giren belge ile dışarıya verilen nüsha birbirine karıştırılmaz.
- 03Her arşiv paketi sabit bir dizin düzeninde saklanır ve pakette hangi dosyanın bulunduğunu, her dosyanın türünü ve değişmediğini kanıtlayan matematiksel parmak izini listeleyen bir içerik dosyası tutulur.
- 04Her ay tüm arşivin bütünlüğü taranır ve o ayın durumu tek bir özet damgayla mühürlenir; her ayın damgası bir öncekine bağlanır. Zincirdeki tek bir belgeye sonradan dokunulsa zincir kırılır ve bu, kurum dışından bağımsız olarak da doğrulanabilir.
- 05Koruma nüshası PDF/A-3 (ISO 19005-3) biçiminde tutulur — bu biçim, üreten programın yıllar sonra ortadan kalkması durumunda bile belgenin açılabilmesi için tasarlanmıştır. Belgenin özgün biçimi ayrıca saklanır.
- 06Her biçim dönüşümü ayrı kayıt olarak izlenir (eski kelime işlemci dosyası → yeni biçim → koruma nüshası); yirmi yıl sonra "bu belge hangi zincirden geçti, aslı neydi" sorusu yanıtlanır.
- 07Elektronik imzaların geçerliliği uzun vadede korunur: zaman damgaları süresi dolmadan yenilenir, böylece imza yıllar sonra da doğrulanabilir kalır.
- 08Yıllık işlem izi kayıtları imzalı ve zaman damgalı olarak arşive ayrı bir kayıt tipiyle yazılır; devlet arşivine devir sırasında istenen kanıt hazır bulunur.
Entegrasyonlar
- Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) — iş akışı çıktıları ve ortak dosya planı
- Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) — standart dosya planı ve devlet arşivine aktarım
- Kurumsal tarama / dijitalleştirme çıktıları (ZIP arşiv + CSV eşleme tablosu)
Mevzuat ve standartlar
- DAGM Standart Dosya Planı (dosya numarası uyumu)
- TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi Standardı (Md. 12)
- ISO 14721 (OAIS) Open Archival Information System
- ISO 19005-3:2012 PDF/A-3
- ISO 15489-1:2016 Records Management
- Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
Birlikte çalıştığı modüller
- EBYS — Belge & İş AkışıGelen evraktan imhaya kadar belgenin tüm yaşam döngüsünün, TS 13298 standardının aradığı kanıtlarla birlikte yürütülmesi.
- Yapay ZekaEvrağı okuyup doğru birime yönlendiren, cevabının kaynağını gösteren ve isterse tamamen OSB'nin kendi sunucusunda çalışan yapay zeka katmanı.