Anketler
Katılımcı memnuniyeti ve kurum içi anketlerin hazırlanması, dağıtılması, zorunlu olanların takip edilmesi ve sonuçların analizi.
Günlük işleyişte ne değişir
- Memnuniyet anketi için dışarıdan hizmet alınmaz; anket aynı gün hazırlanır, aynı gün yayına girer.
- Zorunlu anketi doldurmayanı kimse telefonla aramaz; hatırlatma kendiliğinden gider ve tekrarı önlenir.
- Sonuç toplama işi bitince tablo elle hazırlanmaz; soru bazlı dağılım ve puan ortalaması ekranda hazırdır.
- Belgelendirme denetiminde "memnuniyeti ölçtünüz mü" sorusuna anketin kendisi, katılım oranı ve sonuç tablosu ile cevap verilir.
- Afişe basılan kare koddan gelen yanıtlar da aynı sonuç ekranında toplanır; kağıt form toplanıp elle girilmez.
Neden var
Katılımcı memnuniyetinin ölçülmesi ISO 9001'in açıkça kanıt beklediği bir başlıktır; belgelendirme denetiminde "ölçtünüz mü, sonucunu ne yaptınız" diye sorulur. Ama ölçüm bunun ötesinde, yönetimin hangi hizmetin aksadığını öğrenmesinin en kısa yoludur.
Modül anketi hazırlamaktan sonucun tablosunu almaya kadar tüm işi tek yerde toplar. Anket kurum içi personele, katılımcı firmalara ya da herkese açık olarak açılabilir; herkese açık anketler için giriş yapmayı gerektirmeyen bir bağlantı üretilir, bu bağlantı kare kod olarak da dağıtılabilir.
Zorunlu anketler ayrı ele alınır: katılımcı portalında uyarı bandıyla öne çıkar ve doldurmayanlara otomatik hatırlatma gider. Böylece geri dönüş oranı, birinin tek tek telefon açmasına bırakılmaz.
Neler yapabilirsiniz
Aşağıdakiler sistemde gerçekten bulunan işlevlerdir; her biri bir ekrana ya da bir işleme karşılık gelir.
Anket hazırlama, hedef kitle ve dağıtım
Soru tipleri, yayın dönemi ve katılım kuralları anketi açan kişi tarafından ekrandan belirlenir.
- 01Üç hedef kitle: Kurum İçi (OSB personeli), Katılımcı (tesis ve/veya hissedar ayrı ayrı seçilebilir) ve Herkese Açık.
- 0210 soru tipi: kısa metin, uzun metin, tam sayı, ondalık sayı, tek seçim, çoklu seçim, dosya yükleme, tarih, puanlama ve evet/hayır. Her soru için sıra numarası, seçenek listesi ve zorunlu olup olmadığı belirlenir.
- 03Anket yaşam döngüsü: Taslak → Aktif → Kapalı. Başlangıç ve bitiş tarihi verildiğinde anket kendiliğinden açılır ve kapanır; kimsenin son gün hatırlaması gerekmez.
- 04Katılım kuralları ayrı ayrı ayarlanır: anonim yanıta izin verilsin mi, kişi başına tek yanıt mı alınsın, yanıtını gönderen sonradan düzeltebilsin mi.
- 05Herkese açık anketler için giriş gerektirmeyen kendine özel bir bağlantı adresi üretilir; bağlantı e-postayla, afişte kare kod olarak veya duyuruda paylaşılabilir. Bağlantı gerektiğinde tek tıkla yenilenir, eski bağlantı geçersiz kalır.
- 06Herkese açık ankette aynı kişinin tekrar tekrar göndermesi, anket başına kullanılan cihazda tutulan bir işaretle engellenir; yeniden gönderime izin verilmişse bu kural uygulanmaz.
- 07Otomatik toplu gönderim girişimlerine karşı koruma: herkese açık ankette aynı bağlantıdan dakikada en fazla 30 gönderim kabul edilir, sonuçlar sahte yanıtla şişirilemez.
- 08Yanıt kaydında kimlik izi tutulur: yanıtı veren personel, katılımcı firma, tesis veya hissedar ilişkilendirilir. Anonim ankette ad ve e-posta isteğe bağlıdır.
- 09Dosya yükleme tipindeki sorulara eklenen belgeler ankete bağlı saklanır ve yalnız yetkili personel tarafından indirilir.
- 10Katılımcı portalında "Anketlerim" ekranı: açık anketler, doldurulup doldurulmadığı ve doğrudan doldurma bağlantısı tek listede görünür.
Zorunlu anket takibi, hatırlatma ve sonuç analizi
Doldurmayanın kendiliğinden hatırlatma alması ve sonuçların soru bazında toplulaştırılması.
- 01Anket "zorunlu" olarak işaretlenebilir; doldurulmamış zorunlu anket katılımcı portalında kırmızı uyarı bandı ve "Zorunlu" rozetiyle en üstte durur, gözden kaçmaz.
- 02Doldurmamış hedef kitleye otomatik hatırlatma gönderilir; hatırlatmanın gönderildiği ankette işaretlenir, böylece aynı kişiye aynı gün ikinci kez gitmez.
- 03Hatırlatmalar birden fazla sunucu çalışsa bile aynı hatırlatma iki kez gönderilmez; katılımcı mükerrer e-postayla rahatsız edilmez.
- 04Kullanıcı için "bekleyen zorunlu anketlerim" listesi tutulur — kimin neyi doldurmadığı, hatırlatmadan bağımsız olarak da görülebilir.
- 05Anket Sonuçları ekranı: her soru için toplulaştırılmış dağılım, puanlama sorularında ortalama ve ham yanıtların tam listesi bir arada.
- 06Tüm yanıtlar Excel veya CSV olarak indirilir; kurul sunumu ya da belgelendirme dosyası için ayrıca elle tablo hazırlanmaz.
- 07Kapanmış anketlerin sonuçları ve yanıtları saklanır; bir sonraki yılın ölçümüyle karşılaştırma yapılabilir — ISO denetiminde istenen "iyileşme kanıtı" bu karşılaştırmadır.
- 08Anket açma, sonuç görme ve yanıt eklerini indirme yetkileri ayrı ayrı verilir; anketi hazırlayan ile sonucu görecek kişi aynı olmak zorunda değildir.
Entegrasyonlar
- Kurumsal e-posta sağlayıcısı (zorunlu anket hatırlatmaları)
- Katılımcı Portalı
- Excel / CSV dışa aktarım
Mevzuat ve standartlar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) — anonim yanıt ve kimlik izi seçenekleri
- ISO 9001 — katılımcı memnuniyeti ölçümü ve iyileşme kanıtı
Birlikte çalıştığı modüller
- CRMKatılımcıyla yapılan her görüşmenin, gelen her şikayetin ve açılan her talebin kurumun kalıcı hafızasında toplanması.
- Katılımcı PortalıKatılımcı firma borcunu, faturasını, sayacını, ruhsatını ve başvurusunu kendi ekranından yürütür; santrali meşgul eden soruların cevabı firmanın önündedir.
- ISO Yönetim SistemleriOn bir ISO standardı ayrı ayrı klasörlerde değil, tek bir yönetim sistemi olarak yürütülür; denetimde istenen kanıt işin kendisinden birikir.